Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương và năm năm đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương. Sau thời gian đó, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.

Lưu trữ cơ quan tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu của cơ quan, của ngành trong thời gian lưu trữ hiện hành. Đối với những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành kéo dài như: hưu trí, tuất hàng tháng, mất sức… thì thời hạn lưu trữ tại lưu trữ cơ quan sẽ quy định riêng sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa cơ quan có tài liệu và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:

Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước.

Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mượn lại hồ sơ. Thời hạn nộp lưu hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức năng được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân. Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cho nên tài liệu có giá trị còn tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị và nơi làm việc của cán bộ công chức. Để giải quyết vấn đề này, lưu trữ cơ quan cần đề xuất với lãnh đạo cơ quan ban hành những quy chế, quy định về nộp lưu hồ sơ tài liệu trong cơ quan.

Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ nộp lưu những tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

Việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia được thực hiện theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.



Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:



Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.

Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn. Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:

Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.

Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan.

Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.

Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần tuân theo những nguyên tắc sau:

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định hiện hành của nhà nước về thời gian và thẩm quyền cho phép.

Thu thập và bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ hoặc theo phương án phân loại tài liệu của cơ quan.