Công tác quét ảnh sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và cập nhập thông tin về quá trình tham gia BHXH của người lao động vào chương trình phần mềm SMS đã được BHXH Việt Nam chỉ đạo triển khai thực hiện từ năm 2008 và dự kiến kết thúc vào năm 2011. Theo đó Bảo hiểm xã hội Gia lai đã triển khai công tác chốt sổ BHXH trên mẫu sổ cũ đến thời điểm tháng 12 năm 2008 và thực hiện Scan, cập nhập dữ liệu vào chương trình phần mềm SMS từ cuối năm 2008 đến nay.

Theo số liệu báo cáo của BHXH các huyện, thị xã, thành phố và tổng hợp của phòng Cấp sổ, thẻ, toàn tỉnh có 61.711 sổ BHXH cấp trước ngày 01/01/2008 cần phải quét ảnh và cập nhập dữ liệu. Đến tháng 7 năm 2010, đã quét ảnh và cập nhập dữ liệu ảnh vào chương trình SMS được 44.999 sổ, đạt gần 73%; sổ BHXH đã nhập hoàn chỉnh dữ liệu số vào chương trình SMS là 24.757, đạt gần 40%. Theo tiến độ quét ảnh sổ BHXH và cập nhập dữ liệu như thời gian vừa qua thì đến hết năm 2011 không thể hoàn chỉnh việc quét ảnh, cập nhập thông tin quá trình tham gia BHXH của người lao động vào chương trình phần mềm SMS theo kế hoạch của BHXH Việt Nam.

Nếu chậm cập nhập thông tin để hình thành kho dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của người lao động sẻ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác chốt sổ BHXH và khai thác cơ sở dữ liệu trên chương trình phần mềm SMS để giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động. Đặc biệt là các trường hợp chốt sổ để giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp (quy định thời gian chốt sổ trong 02 ngày) hoặc mất sổ BHXH đề nghị cấp lại khi chưa có dữ liệu trên chương trình SMS…

Để sớm hoàn chỉnh kho dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của người lao động trên chương trình SMS, trước hết phải hoàn chỉnh việc thẩm định thời gian công tác trước năm 1995, hiệu chỉnh số sổ tạm, nhân thân, chức danh nghề cho người lao động, đồng thời tăng cường công tác quét ảnh, cập nhập thông tin.