Hồ sơ, tài liệu của hệ thống cơ quan BHXH Gia Lai có liên quan trực tiếp đến quá trình người tham gia BHXH, BHYT và người thụ hưởng các chính sách BHXH, BHYT trên địa bàn tỉnh Gia Lai, do đó quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cán bộ, viên chức cơ quan BHXH phải được lập thành hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Giám đốc BHXH tỉnh.

Hoạt động lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội và hồ sơ hành chính- văn thư tại Văn phòng BHXH Gia Lai, từng bước đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ ngày càng được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý, khai thác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ tại các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố chưa giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan dẫn đến việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực hiện tốt; một số loại tài liệu hết giá trị chưa được đưa ra xem xét để tổ chức tiêu hủy.

Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của hệ thống cơ quan BHXH Gia Lai, Lãnh đạo các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh và Giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thành phố thường xuyên quan tâm giao nhiệm vụ cho từng cán bộ, viên chức trong đơn vị mình sắp xếp thời gian thực hiện công tác lập hồ sơ hàng năm và các năm trước; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng kế hoạch của đơn vị, có như vậy mới gắn kết được trách nhiệm giữa công việc được giao với hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi thực hiện.

Theo Quy định của BHXH Việt Nam và Sở Nội vụ tỉnh, hàng năm BHXH tỉnh phải báo cáo kết quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị thuộc BHXH tỉnh về Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và Chi cục Lưu trữ Tỉnh; Ngày 17/6/2011 BHXH tỉnh đã có công văn số 518/BHXH-TN&QLHS v/v lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đã gửi đến Lãnh đạo các đơn vị thuộc BHXH tỉnh, mong các đơn vị hoàn thành tốt chỉ đạo của Lãnh đạo BHXH tỉnh về công tác Lưu trữ năm 2011.