Sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được cấp cho người tham gia BHXH (trên cơ sở tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN), để ghi nhận kết quả tham gia BHXH, BHYT, BHTN của người lao động. Hệ thống cơ quan BHXH ra đời đã hơn 15 năm, việc cấp sổ BHXH cũng bắt đầu từ đó đến nay, cũng từ đó đến nay nhiều sổ BHXH có nhân thân thực tế đang khác với nhân thân của họ đang có (Giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu) nhưng không thực hiện điều chỉnh được do quy định của BHXH Việt Nam chưa phản ảnh hết những khác biệt giữa hồ sơ tham gia BHXH và hồ sơ nhân thân.

Những khác biệt thường gặp trong thực tế có 03 loại là: Những người đã được cải chính hộ tịch; Những người do quá trình khai hồ sơ đi làm việc đã khai khác với hố sơ hộ tịch đã có trước đó; Những người đã khai hồ sơ tham gia BHXH khác với hồ sơ đã khai làm việc.

Thực tế những người có khác biệt giữa hồ sơ hộ tịch và hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN rất nhiều, thường xuyên gặp phải rắc rối trong việc khám chữa bệnh và thanh toán chi phí khám chữa bệnh theo thẻ BHYT và nhiều quyền lợi khác phát sinh từ quyền lợi BHXH như khai tử và thanh toán chế độ tuất …

Việc điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH trùng khớp với giấy tờ hộ tịch là việc làm cần thiết và cấp bách hiện nay, đáp ứng đầy đủ, thuận tiện trong việc hưởng các quyền lợi của người tham gia.

Thời gian qua cơ quan BHXH đã tích cực giải quyết nghiệp vụ này, song chỉ giải quyết được việc điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH cho các trường hợp có quyết định cải chính hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền và trường hợp nhân thân hồ sơ BHXH khai khác với hồ sơ đi làm, còn trường hợp hồ sơ đi làm khác với giấy tờ hộ tịch, dẫn đến nhân thân hồ sơ tham gia BHXH cũng khác với giấy tờ hộ tịch thì cơ quan BHXH chưa thực hiện điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH vì thiếu hướng dẫn cụ thể của cơ quan cấp trên (mặc dù đơn vị có văn bản đề nghị cơ quan BHXH, cũng có nghĩa là họ đã chấp nhân thay đổi nhân thân trong hồ sơ đi làm mà cơ quan đang quản lý theo đúng giấy tờ hộ tịch). Nhưng thực tế cơ quan BHXH cấp tỉnh không chấp nhận thủ tục này với lý do là BHXH Việt Nam hướng dẫn tại điểm 2.4, phần VII, QĐ số 555/QĐ-BHXH, ngày 13 tháng 5 năm 2009 của BHXH Việt Nam chỉ nói đến điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH khi “Người tham gia BHXH, BHTN được cải chính họ, tên, ngày, tháng, năm sinh ... theo quy định tại NĐ số 158/2005/NĐ-CP...” còn các trường hợp không thống nhất khác giữa nhân thân trên sổ BHXH và giấy tờ hộ tịch chưa được hướng dẫn.

Trường hợp hồ sơ đi làm khác với giấy tờ hộ tịch, dẫn đến nhân thân hồ sơ tham gia BHXH cũng khác với giấy tờ hộ tịch là trường hợp khác biệt có tính chất bắt cầu, mà cơ quan quản lý con người trên cơ sở giấy tờ hộ tịch cơ bản (là giấy khai sinh đã có, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân, là văn bản có giá trị pháp lý, là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân) đã chấp nhận chỉnh sửa nhân thân trong hồ sơ đi làm và có văn bản cùng các thủ tục khác theo quy định đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH cho đúng với giấy tờ hộ tịch đã được cấp là phù hợp với Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, ngày 27 tháng 12 năm 2005 quy định về mục đích quản lý hộ tịch “Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình”.

Rõ ràng nhân thân của các loại giấy tờ khác không thống nhất với nhân thân ở giấy tờ hộ tịch gốc cơ quan đã ban hành các giấy tờ có khác với giấy tờ hộ tịch gốc phải có trách nhiệm chỉnh sửa cho đúng với giấy tờ hộ tịch gốc khi đối tượng có yêu cầu, có như thế mới bảo hộ được quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.