Hồ sơ lưu trữ là một tập gồm toàn bộ văn bản hoặc tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức hoặc trách nhiệm của cá nhân.

Một hồ sơ lưu trữ có thể dày hoặc mỏng tuỳ theo số lượng công văn giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó nhiều hay ít; hồ sơ quá dày có thể chia thành nhiều tập hồ sơ.

Hệ thống BHXH Gia Lai thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 10/1995 đến nay, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng đơn vị, cán bộ viên chức thực hiện theo hình thức tự phát để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ hàng năm của đơn vị và bản thân từng cán bộ viên chức; chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm, chưa có biện pháp kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; cán bộ , viên chức chưa thấy hết trách nhiệm của mình trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chính vì vậy mà khi bàn giao công việc để nghỉ hưu, chuyển công tác không có gì để bàn giao, ngoài tài liệu các năm trước đang đựng trong bao, trong gói và bản kê những việc làm lở dở trong năm. Do đó khi cần đối chiếu, tra tìm hồ sơ gốc có liên quan đến việc giải quyết công việc những năm trước đây là rất khó khăn.

Vừa qua BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 8/10/2010 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam, qua đó công tác lập hồ sơ lưu trữ được quy định cụ thể như sau: mỗi hồ sơ phải lập bìa hồ sơ, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc; khi nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải có mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu; Quy định mới của BHXH Việt Nam còn chỉ ra trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị trong việc lập danh mục hồ sơ lưu trữ hàng năm để giao cho cán bộ viên chức lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và kiểm tra, kiểm soát khi kết thúc năm; Như thế khi bàn giao công việc từ cán bộ, viên chức này cho cán bộ, viên chức khác có đầy đủ hồ sơ trong năm và các năm trước đã lập sẳn theo quy định, không còn tình trạng bàn giao hồ sơ theo bao, bó, gói như trước đây nữa.

Để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Pháp lệnh lưu trữ, công tác lập hồ sơ lưu trữ phải thực hiện đúng quy định của BHXH Việt Nam và đưa vào chỉ tiêu thi đua hàng năm của đơn vị.