Việc công chức phải lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật của Nhà nước. Điều 11 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”. Khoản 4 Điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư cũng quy định: “Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó”.

Hiện nay Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai thực hiện Pháp lệnh lưu trữ Quyết định 1433 của BHXH Việt Nam về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chỉ đạo công chức viên chức của toàn hệ thống BHXH Gia Lai từ tỉnh đến BHXH địa phương lập hồ sơ công việc một cách thường xuyên, công chức phải dành thời gian để lập hồ sơ công việc theo đúng quy định để quản lý công việc của mình và khi cần phải bàn giao công việc, quản lý chặt chẽ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Trách nhiệm của người giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc. Bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết, kết thúc công việc cụ thể. Từ đó mới xác định được những văn bản, tài liệu nào cần phải để lại trong hồ sơ mà người làm công tác lưu trữ không thể biết được. Người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập, hoàn chỉnh các phần mà người giải quyết công việc không thể thực hiện được như: Số hồ sơ theo cặp, hộp và làm các sổ bảng thống kế hồ sơ của cơ quan, xếp lên giá một cách khoa học để phục vụ khai thác nhanh chóng.

Để lập hồ sơ một cách chính xác, người lập hồ sơ phải chú ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình giải quyết công việc. Hồ sơ phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc một cách có hệ thống và hoàn chỉnh. Hồ sơ, tài liệu có thể được hình thành từ nhiều cơ quan có liên quan trong quá trình giải quyết công việc và được lưu giữ ở những cơ quan đã sản sinh ra tài liệu đó. Nhiều phòng ban, đơn vị chịu trách nhiệm chính hoặc có chức năng chính về việc giải quyết công việc đó thì phải lưu giữ đầy đủ, toàn bộ hồ sơ, từ những tài liệu ban đầu do cá nhân soạn thảo đến văn bản góp ý, tham mưu hoặc văn bản trả lời của các cơ quan liên quan và sự việc diễn biến của từng thời kỳ.

Khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải ghi số thứ tự lên các văn bản có trong hồ sơ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm được nhanh chóng, đồng thời phải lập mục lục(bảng kê) văn bản đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài (từ 20 năm trở lên); khi bàn giao vào lưu trữ hiện hành, ngoài việc lưu giữ lại những thủ tục theo quy định, người lập hồ sơ cũng nên giữ lại 01 bản mục lục văn bản để tra tìm khi cần thiết và quản lý được những hồ sơ, tài liệu mà mình đã chuyển giao cho lưu trữ cơ quan.

Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được các văn bản; Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan; lập hồ sơ hiện hành là nhằm quản lý được toàn bộ công việc hoạt động của cơ quan. Nhất là hồ sơ về công tác BHXH-BHYT làm cơ sở để giải quyết tiếp theo các chế độ thụ hưởng của người lao động.