Hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan đoàn thể và các xi nghiệp ở một địa phương, vừa phản ánh tình hình chung, kinh nghiệm đấu tranh, khả năng sáng tạo của quần chúng trong chiến đấu và lao động xây dựng đất nước, vai trò tổ chức và lãnh đạo của Đảng. Những hồ sơ tài liệu này không những chỉ cần riêng cho cơ quan, địa phương đó trong khi hiện hành mà còn rất cần thiết cho những cơ quan kế tục, đồng thời cũng có tác dụng rất lớn để nghiên cứu tổng kết kinh nghiệm, khai thác sử dụng vào các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật,… trước mắt cũng như lâu dài của nhiều cơ quan. Đó là những tài sản chung vô cùng quý giá của Đảng, Nhà nước, nhân dân.

Làm tốt việc thu nộp và tập trung quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu trữ nhưng phải chú ý đảm bảo phục vụ thuận lợi và kịp thời cho việc khai thác, tra cứu hồ sơ của cơ quan.

Về nhận thức tư tưởng phải làm cho tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, nhất là những người làm công tác công văn giấy tờ hay làm công việc liên quan đến công văn, hồ sơ, tài liệu thấy rõ ý nghĩa, sự cần thiết của việc thu nộp và tập trung quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu tữ, nhận rõ trách nhiệm của mình trước Đảng, trước nhân dân và thế hệ mai sau. Thu nộp và tập trung quản lý hồ sơ tài liệu nhằm bảo vệ toàn vẹn hồ sơ tài liệu của cơ quan, của địa phương mình, đó là để bảo vệ tốt tài sản chung của Nhà nước xã hội chủ nghĩa.