Hiện nay trên địa bàn tỉnh Gia Lai vẫn còn nhiều trường hợp người lao động trong khu vực nhà nước có thời gian nghỉ chờ việc từ tháng 11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không sắp xếp, bố trí được việc làm, chưa nhận trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần, tính đến ngày 31/12/1994 vẫn còn có tên trong danh sách lao động của đơn vị và có quyết định nghỉ chờ việc (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995, ra nước ngoài hoặc ở lại nước ngoài không hợp pháp) chưa được thẩm định để cấp sổ bảo hiểm xã hội, gây khó khăn cho việc thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) đối với người lao động.

Để việc thực hiện chế độ BHXH được đầy đủ, đúng quy định, đảm bảo quyền lợi của người lao động tham gia BHXH, trên cơ sở Thông tư số 26/2003/TT-BLĐTBXH ngày 09/12/2003 và các Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH ngày 23/9/2008 và Thông tư số 41/2009/TT-BLĐTHXH ngày 30/12/2009 của Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (gọi tắt là đơn vị) có trách nhiệm rà soát, xem xét, đối chiếu hồ sơ đang quản lý để xác định và lập danh sách những người đã nghỉ chờ việc từ tháng 11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 thuộc diện dự kiến được cấp sổ BHXH; công bố và niêm yết công khai danh sách để mọi người lao động biết và tham gia ý kiến (trước khi công bố danh sách cần lấy ý kiến của tổ chức Công đoàn tại đơn vị mình); cung cấp hồ sơ, lý lịch và hướng dẫn người lao động có đủ điều kiện kê khai tờ khai cấp sổ BHXH theo quy định; ký xác nhận tờ khai cấp sổ BHXH và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung tờ khai đó; lập công văn kèm theo danh sách và các hồ sơ của người lao động đề nghị cấp sổ BHXH chuyển đến cơ quan BHXH tỉnh để được thẩm định và cấp sổ BHXH.

Hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH của mỗi người bao gồm:

- Tờ khai cấp sổ BHXH (theo mẫu quy định);

- Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của người lao động;

- Quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, quyết định chuyển ngành, giấy thôi trả lương.

- Danh sách của đơn vị có tên người lao động đến ngày 31/12/1994 hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994;

- Quyết định nghỉ chờ việc. Trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo người lao động có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần (trường hợp đơn vị đã giải thể thì do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận).

Đối với các trường hợp người lao động bị mất, bị thiếu hoặc bị hỏng hồ sơ, lý lịch thì đơn vị đang trực tiếp sử dụng, quản lý người lao động phải bổ sung xác định quá trình làm việc của người lao động (thời gian, công việc, tiền lương, địa điểm làm việc…). Đồng thời có công văn nêu rõ nguyên nhân bị mất, bị thiếu hoặc bị hỏng hồ sơ của người lao động. Cơ sở để bổ sung xác định quá trình làm việc của người lao động là chứng nhận của cơ quan, đơn vị cũ (nơi đã làm việc) và có thể dùng các giấy tờ có liên quan như: giấy khai sinh, lý lịch đảng, lý lịch đoàn, lý lịch quân nhân, sổ công đoàn, sổ lao động, sổ lương, bảng thanh toán tiền lương… để chứng minh quá trình làm việc. Trường hợp cá biệt do đơn vị đã giải thể mà vẫn thiếu khoảng thời gian nào thì phải có hai người trở lên cùng làm việc tại cơ quan hoặc đơn vị cũ, trong đó có một người là cấp trên của người lao động xác nhận.

Lưu ý: Tất cả những xác nhận của cá nhân, đơn vị, người cùng làm việc, đều phải có cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ, trách nhiệm, khẩn trương của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan BHXH trong việc lập thủ tục hồ sơ và thẩm định thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 cho người lao động sẽ tạo điều kiện và đảm bảo quyền, lợi ích chính đáng, hợp pháp của người lao động tham gia BHXH.