Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) vừa có hồ sơ lưu trữ hành chính, vừa có hồ sơ lưu trữ nghiệp vụ có tính đa dạng và phức tạp cao, thời gian lưu trữ phần nhiều là lưu trữ vĩnh viễn, hồ sơ tài liệu của loại nghiệp vụ BHXH này là điều kiện, là cơ sở của nghiệp vụ BHXH khác và nhiều loại hồ sơ tài liệu có khi gắn suốt cuộc đời của người tham gia BHXH-BHYT.

Hoạt động lưu trữ tập trung hồ sơ BHXH lâu nay mới quan tâm chủ yếu đến lưu trữ hồ sơ của các đối tượng hưởng chế độ BHXH trong điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ ở địa phương còn hạn chế, chưa có kho, tủ, giá tài liệu đầy đủ, đúng chuẩn theo quy định, còn các tài liệu hồ sơ nghiệp vụ BHXH-BHYT khác vẫn còn để rải rác ở các Phòng nghiệp vụ, BHXH cấp huyện chưa được biên mục và chỉnh lý đúng nghiệp vụ lưu trữ, công tác quản lý nghiệp vụ lưu trữ cũng không ổn định, lúc đầu công tác này thuộc Phòng Chế độ Chính sách, tháng 12/2003 chuyển giao cho Phòng Công nghệ Thông tin và hiện nay thuộc Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ theo Quyết định số: 4969/QĐ-BHXH, ngày 10 tháng 11 năm 2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đã quy đinh rõ nhiệm vụ của Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ “Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các Phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện, thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định”. Kể từ đây hoạt động lưu trữ của BHXH Việt Nam nói chung, BHXH tỉnh Gia Lai nói riêng bước sang trang mới; tất cả tài liệu hồ sơ nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống BHXH từ huyện đến tỉnh được đưa về lưu trữ tập trung tại BHXH tỉnh sau thời hạn một năm kể từ thời điểm kết thúc công việc năm.

Phạm vi và quy mô lưu trữ của hệ thống BHXH tỉnh được mở rộng, công việc ngày càng nhiều, khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn và yêu cầu của việc lập hồ sơ hiện hành ngày càng cao vừa đảm bảo tính pháp lý vừa đảm bảo tính khoa học của tài liệu, hồ sơ lưu trữ kể cả ở khâu biên mục của cán bộ thực hiện nghiệp vụ, bàn giao về kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu, hồ sơ lưu trữ lên giá tủ theo đúng trình tự, khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ một cách đồng bộ, hiện đại để phục vụ tốt cho công tác quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ rất vất vả và quang trọng hiện nay của hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai.

Để từng bước đi vào ổn định của công tác lưu trữ, Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai đã ban hành quyết định số 06/QĐ-BHXH, ngày 12 tháng 01 năm 2010, ban hành quy định về công tác lưu trữ, đây là cơ sở để các Phòng nghiệp vụ, BHXH các huyện, thị xã, thành phố triển khai lập hồ sơ hiện hành theo đúng quy định, đảm bảo tính khoa học trước khi bàn giao về kho để lưu trữ; Việc lập hồ sơ hiện hành là một công việc mới mẻ đối với cán bộ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của toàn ngành, bởi đòi hỏi phải có sự chuẩn bị, việc làm tỷ mỹ, thực hiện thường xuyên và theo một trật tự nhất định của những nội dung có liên quan trong thực hiện công việc để thành một hồ sơ và cuối kỳ phải biên mục (thống kê mục lục) hồ sơ mà lâu nay các cán bộ này chưa thực hiện trong quá trình thực hiện chuyên môn của mình.

Tài liệu, hồ sơ lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ của ngành, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi giai đoạn của từng đơn vị. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho những người đi sau những kinh nghiệm quản lý, tổ chức thực hiện nhiệm vụ của từng khâu công việc, của từng gian đoạn kế tiếp, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ cho các thế hệ tiếp theo. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ, giúp con người tìm ra những sáng kiến mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và thực hiện nhiệm vụ.

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng và phát triển ngành. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của ngành được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính của ngành và của địa phương hiện nay.