Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.

Sau khi đọc Tuyên ngôn độc lập (02-9-1945), khai sinh Nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Nhà nước công nông đầu tiên ở Đông Nam Á, trong bộn bề công việc, Chủ tịch Hồ Chí Minh rất quan tâm đến việc gìn giữ các hồ sơ tài liệu lịch sử, với tư cách là Chủ tịch chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà đã ra Thông Đạt số 1 C/VP, ngày 3 tháng 1 năm 1946 trong đó có đoạn “…Phải giữ gìn tất cả các công văn tài liệu …”.

Năm 2001, Uỷ ban thường vụ Quốc hội đã ban hành Pháp lệnh về Lưu trữ Quốc gia đã xác định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”.

Hoạt động lưu trữ hồ sơ là giữ gìn đầy đủ hồ sơ có giá trị phục vụ cho tra cứu trước mắt và nộp lưu vào lưu trữ nhà nước để nghiên cứu lâu dài.

Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu vô cùng quý giá. Cũng như mọi công tác khác, công tác lưu trữ là công tác chuyên môn có hệ thống nghiệp vụ được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên ngày 25/12/2001 Thủ tướng chính phủ có quyết định 1229/QĐ-TTG lấy ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền thống của ngành lưu trữ và gọi là “Ngày lưu trữ việt Nam”.

BHXH Gia Lai được thành lập 1995, giai đoạn đầu thành lập ngành hoạt động được thực hiện tại phòng nghiệp vụ, đến tháng 12/2003, Hồ sơ hưởng các chế độ hàng tháng được chuyển giao sang phòng Công nghệ thông tin và đến ngày 01/01/2009 chuyển sang phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ quản lý, bảo quản và khai thác cho đến nay.

Trong đời sống xã hội công tác lưu trữ nó phục vụ cho mọi nhu cầu công việc của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang, cán bộ công chức, viên chức nhà nước và nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ là tiếp nhận, quản lý, thu thập, xác đinh giá trị, sắp xếp khoa học các tài liệu, bảo quản an toàn, bí mật, phục vụ tra cứu cho hiện tại và lâu dài. Những năm qua được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân các cấp, Giám đốc Bảo hiểm xã hội Gia Lai công tác lưu trữ đã đạt được những thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ Nhà nước và lưu trữ hồ sơ, tài liệu BHXH-BHYT đã được ban hành, bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp, hệ thống kho lưu trữ được củng cố, từng bước sử dụng công nghệ tin học vào quản lý, phục vụ khai thác đáp ứng yêu cầu ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc cơ quan, cũng như yêu cầu khai thác của xã hội.

Đối với công tác lưu trữ của hệ thống BHXH không nằm ngoài những quy định chung của Nhà nước về công tác lưu trữ, mà còn có đặc thù riêng hầu hết hồ sơ tài liêu lưu trữ của Bảo hiểm xã hội được đưa vào lưu trữ vĩnh viễn, có tính chuyển tiếp và luôn được bổ sung. Từ loại hồ sơ tham gia BHXH lần đầu được đưa vào lưu trữ làm căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH như hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp . Vì vậy công tác lưu trữ hồ sơ BHXH có tính chất động, cần phải có tính liên tục, chặt chẽ, lưu trữ có tính khoa học thì mới dễ dàng đáp ứng nhanh, kịp thời cho công tác phục vụ điều chỉnh và khai thác.

Khi hồ sơ, tài liệu được kiểm tra xác định phân loại và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan BHXH là nguồn bổ sung thường xuyên và liên tục, nên trong công tác tiếp nhận, thu thập tài liệu lưu trữ phải hết sức chú trọng và làm tốt việc thu thập từ nguồn này.

Do đó công tác lưu trữ mang tính chất cơ mật, chính xác. Khi thực hiện những công tác này phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo an toàn bí mật của tài liệu lưu trữ, góp phần vào công việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.