1. Sổ BHXH được cấp đối với từng NLĐ để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định.

Mẫu Sổ BHXH do tổ chức BHXH và sẽ được dần thay thế bằng thẻ BHXH điện tử trong quá trình áp dụng CNTT vào quản lý BHXH, thủ tục BHXH khi sử dụng thẻ BHXH điện tử được Chính phủ quy định.

2. Hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

- Tờ khai cá nhân của NLĐ theo mẫu do tổ chức BHXH quy định;

- Danh sách NLĐ tham gia BHXH bắt buộc do người SDLĐ lập;

- Bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đang ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động đối với người SDLĐ tham gia BHXH lần đầu; HĐLĐ đối người SDLĐ là cá nhân có thuê mướn, sử dụng LĐ.

3. Hồ sơ tham gia BHXH TN là tờ khai cá nhân theo mẫu do tổ chức BHXH quy định.

4. Hồ sơ tham gia BHXH thất nghiệp bao gồm:

- Tờ khai cá nhân theo mẫu do tổ chức BHXH quy định;

- Danh sách NLĐ them gia bảo hiểm thất nghiệp do người SDLĐ lập.

5. Về cấp sổ BHXH:

- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết HĐLĐ, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người SDLĐ nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc và hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định nêu trên cho tổ chức BHXH.

- NLĐ tham gia BHXH TN nộp hồ sơ tham gia BHXH (tờ khai cá nhân theo mẫu) cho tổ chức BHXH.

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hổ sơ hợp lệ đối với người tham gia BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp; 20 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ của người tham gia BHXH tự nguyện, tổ chức BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho từng NLĐ; trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Việc cấp sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH không những đảm bảo cho người tham gia BHXH sớm được cấp sổ BHXH, không phải lo ngại về quyền lợi tham gia BHXH do hiện nay còn có hiện tượng tham gia BHXH nhưng chưa được cấp sổ BHXH (vì chưa có quy định thời hạn đề nghị cấp sổ BHXH đối với người SDLĐ sau khi NLĐ giao kết HĐLĐ, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng), góp phần yên tâm làm việc, nâng cao hiệu quả công việc được giao. Ngoài ra, sổ BHXH được cấp đầy đủ, kịp thời sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức BHXH trong việc quản lý thu - nộp BHXH và nhất là giải quyết các chế độ BHXH cho NLĐ.

Việc quy định mẫu Sổ BHXH do tổ chức BHXH quy định và được dần thay thế bằng thẻ BHXH điện tử đảm bảo phù hợp với thực tế về quản lý BHXH. Trong tương lai khi sử dụng thẻ BHXH điện tử sẽ tạo thuận tiện trong việc theo dõi việc đóng - hưởng BHXH của từng người tham gia BHXH, đảm bảo chính xác trong giải quyết các chế độ BHXH, giảm khối lượng quản lý sổ BHXH ở đơn vị SDLĐ và người tham gia BHXH có thể biết được tình hình đóng - hưởng BHXH của mình bất kỳ khi nào.