Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước. Ngày nay, đứng trước những yêu cầu mới của nền kinh tế, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng ở hầu hết các cơ quan, đơn vị góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy của hệ thống thể chế hành chính nhà nước.

Nắm rõ quy định của Nhà nước và nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy hành chính Nhà nước. Những năm qua lãnh đạo BHXH tỉnh Gia Lai đã quan tâm và chỉ đạo các cán bộ, viên chức của cơ quan trong việc bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu.

Bảo hiểm xã hội Gia Lai được thành lập ngày 4 tháng 8 năm 1995 theo Quyết định số 117/QĐ- TCCB của Bảo hiểm xã hội Việt nam. Là một cơ quan trực thuộc BHXH Việt Nam có chức năng giúp Tổng giám đốc thực hiện các chính sách, chế độ BHXH và quản lý quỹ BHXH. Do vậy khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng nhiều, với 9 nhóm tài liệu chính:

Hồ sơ, tài liệu về các chế độ chính sách.

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức hành chính.

Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.

Hồ sơ, tài liệu về công tác thu.

Hồ sơ, tài liệu về công tác sổ, thẻ.

Hồ sơ, tài liệu về kế hoạch tài chính.

Hồ sơ, tài liệu về công tác giám định BHYT.

Hồ sơ, tài liệu về công tác tiếp nhận & lưu trữ hồ sơ.

Thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo BHXH tỉnh chỉ đạo cán bộ lập hồ sơ công việc. Với mỗi loại tài liệu tùy theo lĩnh vực công việc được giao cán bộ, công chức đã lập hồ sơ, tài liệu theo từng công việc cụ thể. Các cặp, hộp của hồ sơ, tài liệu đều được dán nhãn bên ngoài ghi rõ nội dung của hồ sơ, tài liệu. Mỗi loại hồ sơ, tài liệu được bố trí tủ, giá để phục vụ cho việc bảo quản, sử dụng và khai thác tài liệu khi có yêu cầu, không để mất mát hồ sơ, tài liệu. Khi có khiếu kiện xảy ra, các hồ sơ, tài liệu này sẽ là nguồn thông tin vô cùng quý giá phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra.

Đồng hành cùng công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước, nền kinh tế BHXH tỉnh những năm gần đây phát triển với những bước nhảy vọt. Đáp ứng, yêu cầu và phục vụ sự chỉ đạo, điều hành bộ máy chính quyền các cấp, khối hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không ngừng gia tăng. Việc không giải quyết kịp thời khối tài liệu tồn đọng làm ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu bảo quản, mặt khác tài liệu tồn đọng làm không gian các phòng làm việc thu hẹp lại do khối tài liệu này chiếm chỗ.

Hàng năm, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn các phòng thu thập tài liệu về lưu trữ cơ quan, đầu tư kinh phí, bố trí phòng, xây dựng kho bảo quản tài liệu đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, đồng thời bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Hy vọng rằng với ý thức trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong việc bảo quản, lưu trữ tài liệu ngày càng được nâng cao. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống.