Thực hiện việc điều chỉnh về nhân thân quy định tại điểm 2.4 mục 2 phần VII Quyết định 555/QĐ-BHXH ngày 13/05/2009 Ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội; trong thời gian qua Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai đã thực hiện tốt việc điều chỉnh nhân thân trong sổ BHXH của người lao động tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người lao động chưa hiểu hết việc đăng ký lại giấy khai sinh ở đâu, thủ tục làm như thế nào, cơ quan nào có thẩm quyền cấp lại; Vì vậy cần trích dẫn các quy định trong việc cải chính họ, tên, ngày, tháng, năm sinh để người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ hơn và thực hiện đúng các quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi của mình khi tham gia BHXH.

Trong Quyết định 555/QĐ-BHXH việc điều chỉnh nhân thân trong sổ BHXH của người lao động tham gia BHXH bắt buộc được quy định như sau: Người tham gia BHXH, BHTN được cải chính họ, tên, ngày, tháng, năm sinh... theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ và Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp, cần có đơn đề nghị kèm theo hồ sơ gốc liên quan đến việc xin điều chỉnh (giấy chứng minh nhân dân, bản chính giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…), sổ BHXH để nộp cho cơ quan BHXH. Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, phải có thêm công văn kèm danh sách người lao động đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN của người sử dụng lao động để gửi cơ quan BHXH.

Theo quy định tại Điều 46, Điều 47 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch, thì việc sinh đã được đăng ký, nhưng sổ khai sinh và bản chính giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại. Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh thuộc UBND cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh trước đây thực hiện việc đăng ký lại.

Tại Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch quy định như sau:

- Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh phải nộp Tờ khai theo mẫu quy định.

Trong trường hợp đăng ký lại tại UBND cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký việc sinh trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây.

- Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai sinh. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy khai sinh. Các giấy khai sinh cũ liên quan đến sự kiện đăng ký lại việc sinh (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trong cột ghi chú của sổ đăng ký khai sinh và dưới tiêu đề của bản chính giấy khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký lại". Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.

- Khi đăng ký lại việc sinh, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của bản sao giấy khai sinh đó.

Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

Theo quy định tại điểm a, Điều 7, Thông tư số 01/2008/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 2/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP nêu trên thì trong trường hợp UBND cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký khai sinh, thì UBND cấp xã chỉ xác nhận về việc sổ đăng ký khai sinh của năm đó không còn lưu trữ. Trong trường hợp việc sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện, thì do UBND cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký khai sinh.