Thực hiện Công văn số 14/CNTT-LT ngày 29/01/2008 và Công văn số 78/BHXH-CNTT ngày 8/8/2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn về việc nhập thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) vào phần mềm MiSBHXH. Trên cơ sở đó BHXH tỉnh Gia lai đã chỉ đạo các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện. Tính đến tháng 9/2011 toàn tỉnh đã Scan ảnh được 55.285 sổ, đạt trên 90% và nhập dữ liệu được 39.081 sổ, đạt trên 64%. Đặc biệt là khi có kế hoạch đẩy mạnh công tác Scan, nhập dữ liệu sổ BHXH của BHXH tỉnh, các phòng chức năng và BHXH các huyện, thị xã, thành phố đã đẩy nhanh tiến độ thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chốt sổ BHXH và cấp lại sổ BHXH khi mất, hỏng được kịp thời đúng quy định.

Ngày 28 tháng 9 năm 2011 Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn số 3994/BHXH-BT về việc dừng nhập cơ sở dữ liệu. Theo đó, BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh, thành phố dừng ngay việc nhập cơ sở dữ liệu của người lao động có thời gian làm việc, đóng BHXH trước ngày 01/01/2008 vào phần mềm MiSBHXH.

Tuy nhiên các trường hợp người lao động có thời gian làm việc, đóng BHXH trước ngày 01/01/2008 chưa có cơ sở dữ liệu trong phần mềm MiSBHXH, khi phát sinh chốt sổ BHXH để bảo lưu hoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH, thì phải có cơ sở dữ liệu mới in được tờ rời chốt sổ và in bản ghi quá trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 07/SBH) cho người lao động. Như vậy không thể dừng hoàn toàn việc nhập cơ sở dữ liệu sổ BHXH mà chỉ tạm dừng nhập đồng loạt, chờ hướng dẫn mới của BHXH Việt Nam, còn các trường hợp phát sinh nêu trên vẫn phải thực hiện, nhưng cần chú ý nhập chính xác các tiêu chí như: Tên đơn vị, địa chỉ đơn vị đứng chân, họ tên, ngày, tháng năm sinh, chức danh, công việc, mức tiền lương và các khoản phụ cấp làm căn cứ tham gia BHXH, các mốc thời gian tham gia ...

Một vấn đề nữa, đó là BHXH Việt Nam chỉ đạo dừng nhập cơ sở dữ liệu, chứ công tác Scan ảnh sổ BHXH thì vẫn phải hoàn thành và đưa vào lưu trữ để sau khi có hướng dẫn của BHXH Việt Nam thì tiếp tục nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm MiSBHXH.