Công tác lập hồ sơ lưu trữ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đã được Giám đốc BHXH tỉnh quy định tại Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20/1/2011 Ban hành Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Gia Lai.

Theo Quy định trên, trong quá trình giải quyết công việc cán bộ, viên chức phải mở hồ sơ phù hợp với đặc điểm, tính chất công việc được lãnh đạo đơn vị giao, thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tài liệu hình thành có liên quan để đưa vào hồ sơ; tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ về việc đó; khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Để hoàn tất hồ sơ, cán bộ, viên chức phải thực hiện việc đánh số tờ trong hồ sơ; làm mục lục thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ; viết chứng từ kết thúc; làm đĩa dữ liệu tra cứu, hoàn thiện bìa hồ sơ.

Hoạt động lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH và tài liệu hành chính văn thư của cơ quan BHXH Gia Lai đã đi vào nề nếp, tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ ngày càng được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý, khai thác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ của hệ thống BHXH Gia Lai từ năm 1995 đến nay vẫn còn lưu dưới dạng cặp, bó, bao; chưa lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định; còn bảo quản trong các tủ hồ sơ tại Bộ phận nghiệp vụ hoặc Phòng nghiệp vụ.

Theo Quy định của BHXH Việt Nam hồ sơ, tài liệu trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính đều phải lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định (mỗi hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc); lập thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định; khi cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã lập nhưng chưa đến kỳ hạn nộp vào lưu trữ cơ quan và hồ sơ đang thu thập tài liệu trong quá trình giải quyết công việc cho đơn vị.

Để nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ, viên chức trong việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Lãnh đạo các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh và Giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thành phố thường xuyên quan tâm chỉ đạo gắn kết giữa nhiệm vụ giải quyết công việc được giao với trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng kế hoạch của đơn vị; khi kết thúc công việc trong năm thì hồ sơ, tài liệu lưu trữ cũng được kết thúc và hoàn chỉnh đưa vào lưu trữ theo quy định. Như thế từng cán bộ, viên chức mới hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch trong năm góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của cả cơ quan.