Cách lập hồ sơ:
Căn cứ danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc được giao mà cán bộ, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề lên bìa hồ sơ; trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản, tài liệu hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ:
Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ; Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ về việc đó.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản, tài liệu để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.(Sắp xếp theo thứ tự thời gian, sắp xếp theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc).
Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản, tài liệu trùng thừa không cần để trong hồ sơ.
Để hoàn tất hồ sơ, cán bộ, viên chức phải thực hiện việc đánh số tờ trong hồ sơ; Làm mục lục thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ; Viết bìa, chứng từ kết thúc hồ sơ, Làm đĩa dữ liệu tra cứu theo đúng quy trình quản lý và khai thác hồ sơ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh (bao gồm cả tổ chức đảng, đoàn thể) trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và giải quyết công việc được giao phải lập hồ sơ; mỗi hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan phải có bìa hồ sơ, mục lục văn bản trong hồ sơ và chứng từ kết thúc (mẫu trình bày bìa hồ sơ, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc theo Phụ lục I) và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn tại Điều 9 của quyết định 11 của Giám đốc BHXH Gia lai.
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ
1. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan BHXH tỉnh Hàng năm các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh thực hiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan BHXH tỉnh theo thời hạn như sau:
a) Tài liệu hành chính (Văn bản chỉ đạo công tác: thu; chi; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; chế độ BHXH; giám định BHYT; kiểm tra; văn thư, lưu trữ; cải cách thủ tục hành chính; tổ chức, lao động, tiền lương; CNTT; thi đua, khen thưởng): Sau một năm kể từ năm kết thúc công việc;
b) Tài liệu nghiệp vụ (Tài liệu thu thập trong quá trình quản lý: thu; chi; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; thực hiện chế độ BHXH; giám định BHYT; thực hiện công tác kiểm tra; CNTT): sau một năm kể từ năm kết thúc công việc; Riêng hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng, BHXH một lần nộp hàng tháng chậm nhất ngày làm việc cuối cùng mỗi tháng; BH thất nghiệp nộp hàng năm, trước ngày 10 tháng 1 năm sau;
c) Tài liệu nghiên cứu khoa học: Sau một năm kể từ khi có quyết định nghiệm thu đề tài;
d) Tài liệu về xây dựng cơ bản: sau một năm kể từ khi công trình được quyết toán;
đ) Tài liệu kế toán (chứng từ kế toán; sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tài chính; tài liệu khác có liên quan đến kế toán) thực hiện theo nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 21/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước; các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán;
e) Báo, tạp chí, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, và ghi hình: sau 01 năm. Đối với những tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thủ trưởng đơn vị có tài liệu thấy cần thiết phải giữ thêm ở đơn vị, có thể kéo dài thời hạn giao nộp cho lưu trữ cơ quan, nhưng không quá 01 năm so với hạn nộp lưu theo quy định.
2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan BHXH huyện. Hàng năm cán bộ, viên chức thuộc BHXH huyện thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan BHXH huyện theo thời hạn cho từng loại hồ sơ quy định tại khoản 1 điều này.
3. Giao nộp tài liệu vào Chi cục lưu trữ tỉnh: Sau 5 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh, phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ có trách nhiệm nộp những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Lưu trữ tỉnh.
Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Chi cục Lưu trữ tỉnh thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước, của BHXH Việt Nam.
Tài liệu nộp vào lưu trữ phải được phân loại, và sắp xếp thành các cặp hồ sơ kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (theo biểu mẫu tại Phụ lục II). Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành hai bản. Đơn vị có tài liệu nộp lưu giữ một bản, phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh giữ một bản.
Các tài liệu, văn bản đưa vào trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp; đồng thời, các tài liệu, văn bản đó phải đảm bảo các yếu tố theo quy định như: số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm, dấu cơ quan, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền.
Đơn vị có tài liệu nộp lưu chịu trách nhiệm vận chuyển đến nơi giao nộp tại bộ phận lưu trữ thuộc phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh Gia lai.