Ngày 13/7/2011 Giám đốc BHXH Gia Lai đã ban hành Quyết định số 201/QĐ-BHXH Quy định về danh mục hồ sơ cơ quan, theo Quyết định trên thì hồ sơ của 9 phòng chức năng và các tổ chức đoàn thể thuộc BHXH tỉnh đều được quy định cụ thể.

Danh mục hồ sơ cơ quan BHXH tỉnh theo quy định hiện có 53 mục hồ sơ, được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo các đơn vị đối với cán bộ, viên chức trong việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Danh mục hồ sơ cơ quan BHXH tỉnh tuy mới ban hành trong năm 2011 nhưng vẫn được sử dụng để sắp xếp, lập hồ sơ lưu trữ cho hồ sơ các năm trước còn tồn đọng dưới hình thức cặp, bó, bao.v.v…

Trong quá trình mở hồ sơ, thu thập tài liệu vào hồ sơ đều căn cứ vào danh mục hồ sơ, khi ghi mục lục số vào bìa hồ sơ phải căn cứ vào thứ tự hồ sơ đã được quy định trong danh mục hồ sơ để ghi; mục lục số của hồ sơ nào phải đúng với tiêu đề của hồ sơ đó (ví dụ: Mục lục số 6c – Tiêu đề hồ sơ là: Hồ sơ về chứng từ chi Quản lý bộ máy).

Để việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của BHXH Việt Nam, hàng năm các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh cần phải căn cứ vào danh mục hồ sơ cơ quan để lập kế hoạch danh mục hồ sơ thuộc đơn vị mình quản lý, giao nhiệm vụ cho từng cán bộ, viên chức theo dõi thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; khi nghỉ hưu, chuyển công tác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ đang lập và đã lập chưa nộp vào kho lưu trữ cho lãnh đạo đơn vị.

Với Quy định về danh mục hồ sơ cơ quan mới ban hành sẽ thúc đẩy công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Gia Lai ngày càng hoàn thiện, đáp ứng tốt chỉ đạo của Giám đốc BHXH tỉnh về công tác lưu trữ trong năm 2011.