Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:

1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

Ví dụ: Hồ sơ về việc lãnh đạo cấp trên đến kiểm tra tình hình, chỉ đạo công tác của cơ quan năm 2010 lập ở Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai bao gồm:

- Chương trình, kế hoạch kiểm tra, chỉ đạo của cấp trên.

- Báo cáo tình hình công tác của cơ quan với lãnh đạo cấp trên.

- Biên bản ghi chép về các buổi làm việc của lãnh đạo cấp trên với lãnh đạo cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

- Bài phát biểu kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên đối với công tác của cơ quan, đơn vị.

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đợt kiểm tra tình hình của lãnh đạo cấp trên tại cơ quan (nếu có).

Hồ sơ về việc lãnh đạo cấp trên đến kiểm tra tình hình, chỉ đạo công tác của cơ quan năm 2010 lập ở Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai phản ánh chức năng nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội tỉnh trong công tác kiểm tra.

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).

2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.

Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản.

Ví dụ: Hồ sơ “Tập báo cáo của Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai năm 2010”

(Trong hồ sơ này gồm nhiều bản báo báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau).

3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu hủy theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy. Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ.

Ví dụ 1: Ở Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai, các văn bản phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra năm 2010 của tỉnh được lập thành những hồ sơ sau:

- Báo cáo của Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai về tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra năm 2010.

- Báo cáo của Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai về tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra hàng quý, 6 tháng đầu năm 2010.

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một.

Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực tế, có những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ.

4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.

5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi