Công tác lập hồ sơ lưu trữ tài liệu nghiệp vụ về: Thu, chi, cấp sổ- thẻ, chế độ BHXH, giám định BHYT, kiểm tra của hệ thống BHXH Gia Lai mới được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quan tâm chỉ đạo từ năm 2009 đến nay, nhưng hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ từ năm 1995 đến nay vẫn chưa được các đơn vị triển khai lập hồ sơ, tài liệu để nộp vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định.

Ngày 8/10/2010 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1433/QĐ-BHXH Quy định về công tác Lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam trong đó có quy định việc lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cán bộ, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; tài liệu lưu tại đơn vị công tác, chưa nộp vào Kho lưu trữ cơ quan cũng phải được lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định; khi cán bộ, viên chức nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã lập chưa nộp vào Kho lưu trữ cơ quan cho đơn vị mình công tác. Để thực hiện đúng Quy định về công tác lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ Lãnh đạo các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Gia Lai cần có kế hoạch bố trí thời gian giao nhiệm vụ cho cán bộ, viên chức triển khai thực hiện.

Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ từ năm 1995 đến nay, có những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản theo quy định nhưng các đơn vị cũng phải lập thành hồ sơ để nộp vào lưu trữ cơ quan, không được tự ý tiêu hủy tại đơn vị hay bộ phận công tác mà phải nộp vào Kho lưu trữ cơ quan để thực hiện việc chỉnh lý và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20/01/2011 của Giám đốc BHXH Gia Lai.

Tồn tại hiện nay là cán bộ, viên chức cho rằng tài liệu các năm trước chưa lập thành hồ sơ lưu trữ không thuộc trách nhiệm của mình do đó cũng không quan tâm, như thế thì thời gian trôi qua hết năm này đến năm khác công tác lập hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ đưa vào lưu trữ là hết sức khó khăn. Để khắc phục những tồn tại trên, cần có sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Lãnh đạo BHXH tỉnh thì mới từng bước hoàn thiện được công tác lưu trữ theo đúng quy định của BHXH Việt Nam.