Công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Gia Lai bao gồm các công việc về lập, tiếp nhận, sắp xếp hồ sơ, kiểm tra và quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội các huyện, thị xã, thành phố thuộc hệ thống.

Để tổ chức thống nhất các hoạt động lưu trữ, quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sử dụng lâu dài an toàn và hiệu quả, mới đây, Bộ phận lưu trữ của phòng Tiếp nhận & QLHS đã phối hợp với cán bộ viên chức phòng Cấp sổ thẻ về việc lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ cơ quan với những nội dung sau:

Việc lập hồ sơ:

- Thu thập đầy đủ văn bản giấy tờ liên quan chặt chẽ với nhau đúng trình tự diễn biến của công việc.

- Hồ sơ công việc của phòng Cấp sổ thẻ được chia ra theo chuyên môn được thể hiện như:

* Hồ sơ cấp sổ BHXH:

Hồ sơ cấp sổ lần đầu tham gia BHXH;

Hồ sơ cấp lại sổ (do mất, sai thông tin trên sổ);

Hồ sơ điều chỉnh chức danh, chuyển đổi nghề nghiệp, công việc;

Hồ sơ cộng nối thời gian tham gia BHXH;

Hồ sơ chốt sổ BHXH.

* Hồ sơ cấp thẻ BHYT:

Hồ sơ cấp thẻ BHYT lần đầu & gia hạn;

Hồ sơ cấp lại thẻ (do mất, sai thông tin trên thẻ...);

Hồ sơ xác nhận thời gian tham gia BHYT.

* Các văn bản của cấp trên chỉ đạo:

Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của BHXH Việt Nam;

Văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai;

Văn bản chỉ đạo của BHXH tỉnh Gia Lai.

Báo cáo cấp sổ BHXH theo 6 tháng và cả năm.

Báo cáo cấp thẻ BHYT theo 6 tháng và cả năm.

Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ, sao lục và cung cấp hồ sơ cho cơ quan, các phòng nghiệp vụ, đối tượng tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế khi có yêu cầu đảm bảo đúng quy định, nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, nâng cao hiệu quả công tác của ngành, bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu lưu trữ.