Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 6 Quyết định số 1525/QĐ-BHXH ngày 25/12/2009 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định về quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội (gọi tắt là Quyết định 1525/QĐ-BHXH): “Trước ngày 10 tháng 01 năm sau, Phòng Chế độ bảo hiểm xã hội chuyển toàn bộ hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp đã giải quyết trong năm trước cho Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ thực hiện lưu trữ”.

Cũng như các loại hồ sơ giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) sau khi giải quyết xong được đưa vào lưu trữ theo quy định, nhằm phục vụ cho việc khai thác, quản lý và thực hiện chế độ BHTN theo quy định của Luật BHXH về BHTN.

Tuy nhiên, hồ sơ giải quyết hưởng chế độ BHTN do Trung tâm giới thiệu việc làm thực hiện và lưu trữ. BHXH tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội chuyển đến (01 bản) để lập danh sách và thực hiện chi trả trợ cấp cho người thất nghiệp theo quy định. Việc chi trả trợ cấp thất nghiệp hàng tháng được thực hiện tương tự quy trình chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ban hành kèm theo Quyết định số 845/QĐ-BHXH ngày 18/6/2007 của BHXH Việt Nam. Như vậy, danh sách đối tượng hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng được lập chung với danh sách đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

Để có được danh sách đối tượng hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng trong danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 72a-HD), Phòng Chế độ BHXH phải lập Danh sách tăng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 11-CBH), căn cứ để lập mẫu số 11-CBH là Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội. Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp trong trường hợp này là một chứng từ gốc kèm theo mẫu số 11-CBH (tương tự như Quyết định hưởng lương hưu, Quyết định hưởng trợ cấp tuất hàng tháng… kèm theo mẫu số 11-CBH) được kẹp chung với các mẫu biểu, chứng từ khác trong cặp hồ sơ chứng từ chi trả hàng tháng và đưa vào lưu trữ theo quy định. Về sổ BHXH của người thất nghiệp, sau khi được BHXH tỉnh xác nhận việc hưởng chế độ BHTN thì sổ BHXH trả cho người hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Như vậy, phòng Chế độ BHXH sẽ không có hồ sơ hưởng chế độ BHTN đã giải quyết trong năm trước để chuyển cho Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ thực hiện lưu trữ như quy định tại Quyết định số 1525/QĐ-BHXH đã đề cập ở trên. Chỉ có 01 Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội chuyển đến để làm chứng từ lập danh sách chi trả trợ cấp và được lưu trữ cùng với hồ sơ chứng từ chi trả hàng tháng.

Vấn đề này lại nảy sinh vướng mắc, bất cập khác, đó là: trách nhiệm của BHXH tỉnh trong việc lập thủ tục di chuyển hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp cho người thất nghiệp khi chuyển đi tỉnh khác hưởng. Theo hướng dẫn tại công văn số 691/BHXH-CSXH ngày 01/3/2011 của BHXH Việt Nam, hồ sơ di chuyển bao gồm: Thông báo của Trung tâm giới thiệu việc làm, Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp (bản chính), Giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu số C77-HD ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ Tài chính). Để có đủ thành phần hồ sơ di chuyển đi tỉnh khác, BHXH tỉnh nơi chuyển đi phải rút Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp (được coi là chứng từ gốc làm căn cứ lập Danh sách tăng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng – mẫu số 11-CBH) trong hồ sơ chứng từ chi trả hàng tháng để đưa vào thành phần hồ sơ di chuyển. Điều này là hết sức khó khăn cho BHXH tỉnh khi có thanh tra, kiểm tra công tác quản lý, chi trả trợ cấp thất nghiệp vì chứng từ gốc duy nhất là Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp làm cơ sở lập danh sách và chi trả trợ cấp thất nghiệp đã phải di chuyển đi tỉnh khác khi người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp chuyển đi tỉnh khác để hưởng trợ cấp. Nếu không được rút Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp trong hồ sơ chứng từ chi trả hàng tháng thì sẽ không đủ thành phần hồ sơ để lập thủ tục di chuyển – Vậy, BHXH tỉnh phải thực hiện như thế nào!

Để đảm bảo cho công tác quản lý, chi trả, công tác lưu trữ và di chuyển hồ sơ hưởng chế độ BHTN theo đúng quy định, cần có hướng dẫn cụ thể về hồ sơ lưu trữ và hồ sơ di chuyển hưởng trợ cấp BHTN tại BHXH tỉnh, tạo điều kiện để BHXH tỉnh tổ chức thực hiện một cách thuận lợi nhất.