Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.

Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp. Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, điều đó đã gây nên những khó khăn phức tạp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, tài liệu lưu trữ đã phải đưa đi sơ tán, di chuyển nhiều lần, điều kiện bảo quản không đảm bảo, nhiều tài liệu cũ bị hư hại nghiêm trọng, cộng thêm các điều kiện chủ quan khác như việc phá hoại, đánh cắp tài liệu lưu trữ... Do vậy, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên gây ra, mà còn phải phòng chống cả sự phá hoại, đánh cắp tài liệu của kẻ địch. Do đó, nhiệm vụ của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện.

Trong thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng chứng để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm thấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý. Trong quá trình xây dựng nền văn hóa mới của dân tộc, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn, bởi trong quá trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun đúc nên; từ tài liệu lưu trữ có thể rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới xã hội chủ nghĩa, nền khoa học kỹ thuật tiên tiến, nền văn học nghệ thuật cách mạng, giàu tính dân tộc. Đặc biệt trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kỹ thuật, thì tài liệu lưu trữ lại càng quan trọng, nó đóng góp vào việc xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học. Tài liệu lưu trữ còn giúp các nhà thiết kế, chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị.

Từ những ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, đòi hỏi công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phải được thực hiện tốt. Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác lưu trữ, nếu bảo quản tài liệu lưu trữ mà không được làm tốt thì sẽ dẫn đến hệ quả là không có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, sử dụng vào các mục đích phục vụ hoạt động của con người, vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn, chứ không phải là bảo quản cho tốt là được. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ chỉ cần lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì hậu quả khó lường, và nếu để những sai lầm xảy ra thì không thể có cơ hội sửa chữa, sẽ làm mất đi nguồn tài liệu lưu trữ quý giá - di sản của dân tộc. Chính vì tầm quan trọng của bảo quản tài liệu lưu trữ như vậy, nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước quy định tại khoản 1, Điều 17 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia: "Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ" và để cụ thể hóa vấn đề này, tại Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 đã quy định chi tiết về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Đây chính là thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nhất là trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.