Thực hiện kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 của Sở Nội vụ Gia Lai, lãnh đạo BHXH tỉnh đã giao nhiệm vụ cho 2 phòng Tổ chức Hành chính và Tiếp nhận- QLHS hoàn chỉnh báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan BHXH Gia Lai.

Ngày 13/4/2010 Đoàn kiểm tra Sở Nội vụ đã làm việc tại cơ quan BHXH tỉnh, sau khi nghe báo cáo trình bày công tác văn thư- lưu trữ, Đoàn kiểm tra đã đi khảo sát thực tế tại phòng Văn thư và kho Lưu trữ cơ quan BHXH tỉnh. Đoàn kiểm tra đã có những đánh giá, nhận xét như sau:

Sau khi nhận các văn bản của nhà nước của ngành chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; cơ quan BHXH tỉnh đã ban hành kịp thời các văn bản triển khai thực hiện nhằm chỉ đạo các đơn vị thuộc BHXH tỉnh thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư cơ quan được thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi, đến, quản lý con dấu, thực hiện theo đúng quy định đáp ứng đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động của cơ quan BHXH tỉnh. Công tác lưu trữ đã thực hiện tốt việc lưu trữ, khai thác, sao lục hồ sơ hưởng các chế độ BHXH đáp ứng được nhu cầu phục vụ khai thác của tổ chức và cá nhân; Hồ sơ hành chính do phòng Tổ chức Hành chính nộp trong năm 2010, thời gian hồ sơ nộp vào lưu trữ từ năm 1995 đến năm 2006, hồ sơ hành chính đã được chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định, nhưng tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử quá ít (chỉ có 5 hồ sơ ); Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ còn lưu tại các phòng chuyên môn nghiệp vụ chưa lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định để nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được lãnh đạo BHXH tỉnh quan tâm như bố trí 01 phòng làm việc riêng cho văn thư, có trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy; công tác lưu trữ cơ quan được bố trí một kho lưu trữ với diện tích 143m2 , trang bị 300 mét giá để tài liệu, 01 phòng làm việc cho bộ phận lưu trữ, trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, máy phôtôcopy phục vụ cho công tác quản lý kho lưu trữ.

Kiến nghị của đoàn kiểm tra đối với công tác văn thư, lưu trữ: cần thực hiện đúng thể thức văn bản theo quy định tại thông tư 55/TT và thông tư 01/TT của Bộ Nội Vụ; đánh số công văn đi theo năm phát hành, riêng công văn các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên đánh số theo nhiệm kỳ; Cần sớm ban hành Quy chế về văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Về công tác lưu trữ: cần thực hiện đúng quy định của BHXH Việt Nam, của Tỉnh về công tác lưu trữ, cụ thể như sau:

Cần ban hành danh mục hồ sơ cơ quan (thực ra đó là bản kế hoạch các hồ sơ cần lập trong năm trên cơ sở các phòng nghiệp vụ đăng ký hồ sơ cần lập trong năm gửi phòng Tổ chức Hành chính); Văn bản chỉ đạo của cấp trên về nghiệp vụ BHXH, BHYT, BHTN, văn thư đã gửi bản chính đến các phòng chức năng thì các phòng nghiệp vụ phải có trách nhiệm lập hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành.

Trên đây là kết quả kiểm tra của Đoàn kiểm tra sở Nội vụ tại cơ quan BHXH tỉnh Gia Lai.