Trong thời gian qua, một số đơn vị sử dụng lao động khi nâng ngạch công chức, viên chức chưa đúng quy định; vì vậy công tác thu BHXH, BHYT, BHTN và để việc giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động đúng quy định thì việc xếp lương khi ngạch lương cho công chức, viên chức phải theo đúng các quy định về chế độ tiền lương đã được Chính phủ, các Bộ đã ban hành; để làm tốt điều đó khi các đơn vị sử dụng lao động điều chỉnh lương cho công chức, viên chức, cán bộ chuyên quản thu cần kiểm tra các quyết định (kèm theo) đối chiếu với các quy định về chế độ tiền lương trong việc xếp lương khi nâng ngạch như sau :

1. Trường hợp chưa hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cũ thì căn cứ vào hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ để xếp vào hệ số lương bằng hoặc cao hơn gần nhất ở ngạch mới. Thời gian hưởng lương ở ngạch mới được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới. Thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch mới được tính như sau: Nếu chênh lệch giữa hệ số lương được xếp ở ngạch mới so với hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ bằng hoặc lớn hơn chênh lệch hệ số lương giữa 2 bậc lương liền kề ở ngạch cũ, thì được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới; nếu nhỏ hơn chênh lệch hệ số lương giữa 2 bậc lương liền kề ở ngạch cũ, thì được tính kể từ ngày xếp hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ.

2. Trường hợp đang hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cũ, thì căn cứ vào tổng hệ số lương cộng phụ cấp thâm niên vượt khung đang hưởng ở ngạch cũ để xếp vào hệ số lương bằng hoặc cao hơn gần nhất ở ngạch mới. Thời gian hưởng lương ở ngạch mới và thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch mới được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới.

Ví dụ: Bà Trần Thị A đang hưởng 6% phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch chuyên viên (mã số 01.003) kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2007 (tổng hệ số lương 4,98 cộng 6%VK đang hưởng ở ngạch chuyên viên là 5,28). Bà A đạt kỳ thi nâng ngạch chuyên viên chính và đến ngày 01 tháng 02 năm 2008 được cơ quan có thẩm quyền ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên chính (mã số 01.002), thì bà A được căn cứ vào tổng hệ số lương đang hưởng ở ngạch chuyên viên là 5,28 này để xếp vào hệ số lương cao hơn gần nhất là 5,42 bậc 4 ngạch chuyên viên chính. Thời gian hưởng lương ở ngạch chuyên viên chính và thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch chuyên viên chính của bà A được tính kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2008 (ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên chính).

3. Trường hợp có tổng hệ số lương cộng phụ cấp thâm niên vượt khung đang hưởng ở ngạch cũ lớn hơn hệ số lương ở bậc cuối cùng trong ngạch mới, thì xếp vào hệ số lương ở bậc cuối cùng trong ngạch mới và được hưởng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu cho bằng tổng hệ số lương cộng phụ cấp thâm nhiên vượt khung đang hưởng ở ngạch cũ. Thời gian hưởng lương ở ngạch mới (kể cả hệ số chênh lệch bảo lưu) và thời gian xét hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch mới được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch mới.

Hệ số chênh lệch bảo lưu tại điểm c này (tính tròn số sau dấu phẩy 2 số) được hưởng trong suốt thời gian cán bộ, công chức, viên chức xếp lương ở ngạch mới. Sau đó, nếu cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục được nâng ngạch hoặc chuyển ngạch khác, thì được cộng hệ số chênh lệch bảo lưu này vào hệ số lương (kể cả phụ cấp thâm nhiên vượt khung, nếu có) đang hưởng để xếp lương vào ngạch được bổ nhiệm khi nâng ngạch hoặc chuyển ngạch và thôi hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu kể từ ngày hưởng lương ở ngạch mới.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn B đang hưởng 15% phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch kiểm ngân viên (mã số 07.047) kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2007 (tổng hệ số lương 3,63 cộng 15%VK đang hưởng ở ngạch kiểm ngân viên là 4,17). Đến ngày 01 tháng 10 năm 2007, ông B đủ điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền quyết định nâng lên ngạch cán sự (mã số 01.004). Do tổng hệ số lương 4,17 đang hưởng ở ngạch kiểm ngân viên lớn hơn hệ số lương 4,06 ở bậc cuối cùng trong ngạch cán sự, nên ông B được xếp vào hệ số lương 4,06 bậc 12 ngạch cán sự và được hưởng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu 0,11 (4,17 - 4,06) kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2007 (ngày bổ nhiệm vào ngạch cán sự). Đến ngày 01 tháng 10 năm 2009, sau đủ 2 năm và có đủ điều kiện, ông B được hưởng 5% phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cán sự và vẫn tiếp tục được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu 0,11.

Đến ngày 01 tháng 3 năm 2010, ông B đủ điều kiện và được cơ quan có thẩm quyền quyết định nâng lên ngạch chuyên viên (mã số 01.003) thì ông B được căn cứ vào tổng hệ số lương cộng hệ số chênh lệch bảo lưu và 5% phụ cấp thâm niên vượt khung đang hưởng ở ngạch cán sự là 4,37 (4,06 + 0,11 + 5%VK của 4,06) để xếp vào hệ số lương cao hơn gần nhất ở ngạch chuyên viên là 4,65 bậc 8 và thôi hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu 0,11 kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2010 (ông B đang hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ngạch cán sự nên thời gian hưởng lương ở ngạch chuyên viên và thời gian xét nâng bậc lương lần sau ở ngạch chuyên viên được tính kể từ ngày ký quyết định bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên).