Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trước khi Luật BHXH được ban hành, do Bộ Lao đông – Thương binh và Xã hội quy định tại Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09/10/1995 (thường được gọi là sổ BHXH cũ). Sổ BHXH từ khi Luật BHXH có hiệu lực thi hành, do BHXH Việt Nam quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 (gọi là sổ BHXH mới). Sổ BHXH được cấp cho người lao động tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH, BHTN và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định của luật BHXH.

Sổ BHXH trong tương lai sẽ dần được thay thế bằng thẻ BHXH điện tử trong quá trình áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý BHXH. Chính vì vậy BHXH Việt Nam đã triển khai cấp sổ BHXH theo mẫu mới, thực hiện cấp và ghi sổ trên chương trình phần mềm SMS bắt đầu từ năm 2009. Đồng thời chỉ đạo việc quét ảnh, cập nhập thông tin cá nhân và qúa trình tham gia BHXH của người lao động trên sổ BHXH cũ vào chương trình phần mềm SMS để quản lý. Theo đó từ năm 2009 việc chốt sổ BHXH cho người lao động để giải quyết các chế độ BHXH, bảo lưu thời gian công tác cũng được thực hiện trên tờ rời sổ BHXH mới, thông qua chương trình phần mềm SMS, thay vì chốt trực tiếp trên sổ BHXH cũ như trước đây.

Chốt sổ BHXH trên tờ rời, thông qua chương trình phần mềm SMS đòi hỏi các thông tin về cá nhân và quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động phải được cập nhập đầy đủ trên chương trình. Tuy vậy theo báo cáo của BHXH các huyện, thị xã, thành phố và tổng hợp của phòng Cấp sổ, thẻ, đến nay trên toàn tỉnh chỉ mới Scan và cập nhập dữ liệu ảnh sổ BHXH được khoảng 78%, cập nhập dữ liệu số được khoảng 46%, một số đơn vị tiến độ Scan, nhập dữ liệu chậm, như BHXH huyện Chư Păh, Đak Đoa, chỉ mới đạt khoảng 35%.

Việc cập nhập thông tin để hình thành kho dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của người lao động chậm, sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác chốt sổ BHXH và khai thác cơ sở dữ liệu trên chương trình phần mềm SMS để giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động. Đặc biệt là các trường hợp chốt sổ để giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp hoặc mất sổ BHXH đề nghị cấp lại khi chưa có dữ liệu trên chương trình SMS…

Để sớm hoàn chỉnh kho dữ liệu về quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động trên chương trình phần mềm SMS, mới đây BHXH tỉnh đã có công văn chỉ đạo BHXH các huyện, thị xã, thành phố và các phòng chức năng có liên quan thuộc BHXH tỉnh, đẩy mạnh công tác Scan, nhập dữ liệu sổ BHXH. Theo đó công tác Scan, nhập dữ liệu sổ BHXH phải được hoàn thành trước tháng 12/2011, theo đúng tinh thần chỉ đạo của BHXH Việt Nam.