Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sủ dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào cơ quan thì hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.

Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định:

Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các BHXH huyện và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan mình. Cụ thể như sau:

1. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:

- Cuối năm đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;

- Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan. Giám đốc hoặc Trưởng phòng hành chính phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi cán bộ thay đổi công tác.

2. Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (hồ sơ hành chính và hồ sơ công việc )

Ví dụ: Hồ sơ năm 2009 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2010 vào đầu năm 2011 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

3. Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại.

4. Giám đốc cơ quan chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong danh mục hồ sơ), kèm 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan.

5. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy.

6. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộpvà thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.

7. Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng.

8. Hàng năm các đơn vị, cá nhân trong cơ quan trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định.

- Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá hai năm.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho cơ quan hay người kế nhiệm.