Ngày 20/01/2011 Giám đốc BHXH tỉnh đã ban hành Quyết định số 11/QĐ -BHXH Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai thay thế Quyết định số 06/QĐ-BHXH ngày 12/1/2010, được triển khai thực hiện trong năm 2011, với quy định mới về công tác lưu trữ của Giám đốc BHXH tỉnh có những điểm mới như sau:

Một là: Hồ sơ, tài liệu tại 9 phòng chức năng của BHXH tỉnh được tổ chức nộp lưu trữ tại kho Lưu trữ BHXH tỉnh; hồ sơ, tài liệu tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố được tổ chức nộp lưu trữ tại kho Lưu trữ BHXH huyện, thị xã, thành phố.

Hai là: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc cán bộ, viên chức phải mở hồ sơ, tập hợp các văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cuối năm kết thúc hồ sơ; quy định mỗi hồ sơ phải có bìa hồ sơ, có mục lục văn bản tài liệu, có tờ kết thúc trong hồ sơ.

Ba là: Hàng năm lãnh đạo các đơn vị thuộc BHXH tỉnh và giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thành phố căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể để lập danh mục hồ sơ và giao nhiệm vụ cho từng cán bộ, viên chức lập hồ sơ lưu trữ và giao nộp vào kho Lưu trữ.

Bốn là: Quy định mới về công tác lưu trữ đã chi tiết hoá các phông hồ sơ lưu trữ cho từng hoạt động công tác thuộc hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai, tạo thuận lợi cho lãnh đạo các đơn vị thuộc văn phòng BHXH tỉnh và Giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thị xã, thành phố giao nhiệm vụ lập hồ sơ lưu trữ cho từng cán bộ, viên chức đồng thời có cơ sở kiểm tra mức độ hoàn thành công tác lập hồ sơ lưu trữ của từng cán bộ viên chức trong đơn vị mình.

Năm là: Cán bộ, viên chức khi bàn giao công việc để nghỉ hưu, chuyển công tác phải bàn giao hồ sơ lưu trữ các năm trước đã lập xong chưa nộp vào kho lưu trữ và hồ sơ lưu trữ đang lập dở dang trong năm; không bàn giao hồ sơ theo cặp, bó, bao.

Sáu là: Quy định cụ thể mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản trong hồ sơ, mẫu tờ kết thúc, mục lục hồ sơ nộp lưu, mẫu biểu báo cáo công tác lưu trữ, sổ sách theo dõi khai thác hồ sơ lưu trữ .v.v…

Bảy là: Quy định mới về công tác lưu trữ cũng chú trọng về kiểm tra công tác lập hồ sơ lưu trữ và nộp hồ sơ lưu trữ hàng năm tại các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Gia Lai.

Trên đây là những điểm mới của Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20 tháng 01 năm 2011 của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai, cán bộ viên chức cần quán triệt cụ thể nhằm hoàn thành trách nhiệm của lãnh đạo giao./.