Công tác lưu trữ có vai trò nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống cơ quan việc khai thác thông tin phục vụ đối tượng, soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các vấn đề thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội... vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:

- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý nhà nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.

Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.