Trong hai ngày 18 và 19 tháng 9/2010 các phòng chuyên môn thuộc BHXH tỉnh triển khai thực hiện chỉ đạo của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai về kế hoạch phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tạm gửi tại kho lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu từ kho lưu trữ BHXH thành phố Pleiku chuyển về tạm gửi tại kho lưu trữ BHXH tỉnh, số lượng 120 bao hồ sơ, thời hạn hồ sơ từ năm 1992 đến năm 2003, hồ sơ được đóng bao, đóng gói, đóng thùng, niêm phong chưa lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định. Để xác định thời hạn bảo quản của từng loại hồ sơ và có căn cứ đề nghị BHXH Việt Nam cho tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu hết giá trị sử dụng, Giám đốc BHXH Gia Lai đã chỉ đạo kế hoach phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Các phòng chuyên môn như: phòng Thu, phòng Giám định BHYT, phòng Kế hoạch Tài chính, phòng Sổ Thẻ, phòng TN&QLHS đã phân công cán bộ làm ngày thứ 7 và chủ nhật, kết quả sau 2 ngày các phòng chuyên môn đã phân loại, sắp xếp được 20 bao hồ sơ thành 100 cặp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định; mỗi cặp hồ sơ đều có mục lục hồ sơ đặt ở đầu hồ sơ, ngoài có bìa hồ sơ. Các hồ sơ, tài liệu sau khi phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, tài liệu lưu trữ đều được bàn giao cho kho lưu trữ BHXH tỉnh quản lý theo quy định của công tác lưu trữ.

Kế hoạch phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Giám đốc BHXH tỉnh được các phòng chuyên môn thực hiện một cách đồng bộ, nhiệt tình với trách nhiệm cao, hy vọng công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ hoàn thành trong tháng 11/2010.