Thực hiện Quyết định số 06/QĐ-BHXH ngày 12/01/2010 của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ, phòng Tổ chức Hành chính cơ quan BHXH tỉnh đã thực hiện việc sắp xếp hồ sơ, lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1995 đến năm 2008 và đã giao nộp vào kho lưu trữ BHXH tỉnh.

Cán bộ kho lưư trữ BHXH tỉnh đã kiểm tra tiếp nhận và phân loại hồ sơ như sau:

- Hồ sơ Quyết định có 16 tập từ năm 1996 đến năm 2008.

- Hồ sơ Công văn đi có 36 tập từ năm 1995 đến năm 2008.

- Hồ sơ tập Báo cáo có 24 tập từ năm 1996 đến năm 2008.

Hồ sơ được lập theo đúng danh mục hồ sơ lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 06/QĐ-BHXH của Giám đốc BHXH tỉnh, sắp xếp theo năm hồ sơ và được kẹp thành tập; trong từng tập hồ sơ có mục lục hồ sơ, cuối tập hồ sơ có tờ kết thúc. Hồ sơ, tài liệu hành chính văn thư của 14 năm, nay phải sắp xếp và lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định là việc làm khó khăn, vất vả cho cán bộ viên chức phòng Tổ chức Hành chính, nhưng sự quyết tâm vượt qua khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao là điều đáng khích lệ.

Công tác lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ của phòng Tổ chức Hành chính là việc làm mới mẻ, đây là lần đầu tiên thực hiện quy định về công tác lưu trữ của Giám đốc BHXH tỉnh và hướng dẫn về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của BHXH Việt Nam. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ khác thuộc BHXH tỉnh cần tham khảo cách lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ của phòng Tổ chức Hành chính để lập hồ sơ, tại liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của từng đơn vị thuộc BHXH tỉnh.