Ngày 17/03/2010 Bảo hiểm xã hội Việt Nam có văn bản số 955/BHXH-TTLT về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, có quy định các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam và các đơn vị trực thuộc BHXH các tỉnh, thành phố (bao gồm cả tổ chức đảng, đoàn thể cơ quan) trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và giải quyết công việc được giao phải lập hồ sơ và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Tài liệu nộp vào lưu trữ phải được phân loại, lập hồ sơ, có mục lục tài liệu nộp lưu; không giao nộp tài liệu theo bó, gói, cặp chưa lập thành hồ sơ; không giao nộp tài liệu theo thùng tôn niêm phong, đóng khóa.

Để thực hiện đúng quy định của BHXH Việt Nam, việc lập hồ sơ lưu trữ cần phải thực hiện theo trình tự như sau:

1. Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà BHXH các huyện, thị xã, thành phố và các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh cần lập trong năm, với mục đích giúp cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong đơn vị được hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp hồ sơ vào lưu trữ BHXH tỉnh.

2. Mở hồ sơ:

Dựa vào bản danh mục hồ sơ mỗi cán bộ, nhân viên căn cứ vào số hồ sơ được giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ. Căn cứ vào số, ký hiệu và tiêu đề ghi trong bản danh mục để ghi vào bìa hồ sơ.

3. Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ:

Căn cứ Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại hệ thống cơ quan BHXH tỉnh Gia Lai ban hành kèm theo Quyết định số 06/QĐ-BHXH ngày 12/01/2010 của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai để thu thập công văn, giấy tờ quy định theo từng lĩnh vực công việc; cán bộ, viên chức được giao nhiệm vụ làm việc gì phải kịp thời tập hợp đầy đủ các loại công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy.

4. Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:

Công văn, giấy tờ trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc). Tùy theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác.

5. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu:

Sau khi kết thúc hồ sơ, cán bộ viên chức phải lập bản kê mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu phản ánh đầy đủ các loại công văn, giấy tờ trong một hồ sơ, đánh số tờ trong hồ sơ.

6. Đóng tập hồ sơ:

Mỗi hồ sơ, tài liệu nộp lưu đều được đóng thành tập hoặc nhiều tập (tùy theo tài liệu nhiều hay ít). Nhiều hồ sơ trong cùng một danh mục có thể đóng thành một tập hoặc nhiều tập (tùy theo số lượng hồ sơ trong cùng một danh mục nhiều hay ít).

Mỗi tập hồ sơ đều có bìa hồ sơ ghi đầy đủ các thông tin như: Tên đơn vị, tên hồ sơ, hồ sơ số, tập số, năm hồ sơ.

7. Tờ kết thúc hồ sơ: Sau cùng của tập hồ sơ có tờ kết thúc. Khi đóng tập hồ sơ đồng thời đóng cả tờ kết thúc.

Tờ kết thúc của tập hồ sơ nào thì ghi số hồ sơ, số tập như tờ bìa của tập hồ sơ đó.

Số hồ sơ và số tập hồ sơ ghi như số ghi trên mục lục hồ sơ, trên bìa hồ sơ và trên danh mục hồ sơ.

Số lượng tờ viết bằng chữ, cuối có chữ số để trong dấu ngoặc.

Phần cuối ghi tình trạng của hồ sơ.