Năm 2009 Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đã kiểm tra tại BHXH Gia Lai với các nội dung như công tác tổ chức và biên chế văn thư, lưu trữ; ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; Kiểm tra, hướng dẫn, đào đạo và bồi dưỡng nghiệp vụ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo đột xuất theo yêu cầu và chế độ báo cáo thống kê định kỳ; thu thập, chỉnh lý tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ…

Kết thúc đợt kiểm tra, đoàn đã có kết luận: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan BHXH tỉnh là rất lớn, đơn vị đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư riêng, bộ phận cán bộ quản lý kho lưu trữ riêng đảm bảo việc cho việc lưu trữ và sử dụng hồ sơ tài liệu; Công tác lưu trữ tại cơ quan được chú trọng, ngày 6/11/2007 Giám đốc BHXH tỉnh đã có quyết định số 199/QĐ-BHXH về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ, bố trí sắp xếp cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác lưu trữ do tỉnh và ngành tổ chức, bố trí kho lưu trữ và bảo quản tài liệu đúng quy định, tổ chức tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Với kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ như trên UBND tỉnh Gia Lai đã có Quyết định tặng bằng khen cho cơ quan BHXH tỉnh Gia Lai đã có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2009.

Tuy nhiên kho lưu trữ chỉ mới quản lý hồ sơ hưởng chế độ BHXH, còn các hồ sơ nghiệp vụ khác được lưu trữ, quản lý ở các phòng nghiệp vụ. Để hoàn thiện công tác lưu trữ theo đúng quy định của BHXH Việt Nam và UBND tỉnh Gia Lai, ngày 12/01/2010 Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai đã có Quyết định số 06/QĐ-BHXH về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ quy định cụ thể phông lưu trữ của các phòng nghiệp vụ, hướng dẫn việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ, nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ BHXH tỉnh. Năm 2010 hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai sẽ phấn đấu hoàn thành tốt công tác bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất cho đối tượng.