Thực hiện Quyết định số 3636/QĐ-BHXH, nay là Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo đó, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2009 việc cấp sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được thực hiện theo mẫu sổ mới quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

Mẫu sổ BHXH mới gồm 04 trang bìa và các trang sổ tờ rời. Bìa sổ BHXH được cấp lần đầu khi người sử dụng lao động và người lao động đăng ký tham gia BHXH, BHTN với cơ quan BHXH. Trang sổ tờ rời được cấp sau mỗi năm người tham gia BHXH, BHTN đóng BHXH, BHTN; khi người tham gia BHXH, BHTN ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; khi người tham gia BHXH, BHTN di chuyển ra ngoài địa bàn tỉnh và để giải quyết chế độ BHXH, BHTN. Sổ BHXH mới được cấp và ghi sổ trên chương trình SMS, thay cho việc cấp sổ và ghi sổ theo phương pháp thủ công trước đây.

Năm 2009 Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai đã thực hiện cấp sổ BHXH cho 8.328 người lao động tham gia BHXH, BHTN tăng mới chưa có sổ BHXH. Trong đó người lao động do phòng Thu – BHXH tỉnh quản lý thu là 3.543 người, số còn lại 4.785 người do BHXH các huyện, thị xã, thành phố quản lý thu.

Đây là năm đầu tiên thực hiện cấp sổ BHXH theo mẫu mới và được thực hiện trên chương trình phần mềm. Tuy mới tiếp cận, nhưng nhìn chung các đơn vị thực hiện đảm bảo đúng quy trình, quy định về thủ tục hồ sơ. Công tác cấp số sổ BHXH kịp thời, hạn chế được việc cho số sổ tạm để quản lý như trước đây, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý thu trên chương trình phần mềm SMS. Tuy vậy năm 2009 chỉ mới cấp được 4.378/8.328 tờ bìa sổ BHXH, trong đó khối tỉnh quản lý thu cấp được 2.971/3.543, đạt gần 84%, khối huyện, thị xã, thành phố quản lý thu cấp được 1.407/4.785, đạt 29,4% số tờ bìa sổ BHXH phải cấp. Như vậy công tác cấp tờ bìa sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, BHTN chậm, đặc biệt là khối huyện, thị xã, thành phố quản lý thu. Nguyên nhân chủ yếu là do việc cập nhật hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH, BHTN đề nghị cấp sổ BHXH chậm, sai hoặc thiếu thông tin cá nhân … nên dữ liệu cấp sổ BHXH chuyển về BHXH tỉnh không đảm bảo để in tờ bìa sổ BHXH. Công tác chuyển dữ liệu từ BHXH huyện, thị xã, thành phố về BHXH tỉnh chậm, thậm chí có nhiều trường hợp đã được cấp số sổ BHXH từ những tháng đầu năm nhưng đến nay BHXH tỉnh vẫn chưa nhận được dữ liệu đề nghị cấp bìa sổ BHXH…

Vì vậy để hoàn chỉnh việc cấp tờ bìa sổ BHXH cho người lao động của năm 2009 trong quý I/2010, BHXH tỉnh đã có công văn yêu cầu phòng Thu BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố phải hoàn chỉnh việc cập nhật đầy đủ hồ sơ cá nhân của người lao động đã được cấp số sổ BHXH nhưng chưa được cấp tờ bìa sổ BHXH và chuyển dữ liệu về BHXH tỉnh chậm nhất là đến ngày 15/02/2010 để phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện in tờ bìa sổ BHXH cấp cho người lao động.

Thiết nghĩ trong năm 2010 và những năm tiếp theo được các phòng chức năng có liên quan và BHXH các huyện, thị xã, thành phố chú trọng hơn, từ khâu tiếp nhận hồ sơ, cập nhật thông tin cá nhân và chuyển dữ liệu kịp thời, chính xác, đúng quy trình, quy định thì công tác cấp sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, BHTN sẽ được thực hiện ngày càng tốt hơn.