Ngày 10 tháng 8 năm 2009 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-BHXH Bộ thủ tục hành chính của hệ thống BHXH Việt Nam, trong đó có 152 thủ tục hành chính thực hiện tại Văn phòng BHXH tỉnh, gồm 05 lĩnh vực như sau:

- Lĩnh vực Thu BHXH, BHYT, BHTN: gồm có 32 thủ tục

- Lĩnh vực cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: gồm có 34 thủ tục

- Lĩnh vực giải quyết chế độ BHXH: gồm có 69 thủ tục

- Lĩnh vực giải quyết chế độ BHYT: gồm có 11 thủ tục

- Lĩnh vực chi BHXH: gồm có 06 thủ tục

Thông qua cơ chế “một cửa” trong năm 2009 Phòng tiếp nhận &QLHS đã tiếp nhận 9.485 lượt hồ sơ với 331.955 hồ sơ và trả kết quả được 330.708 hồ sơ; tính đến ngày 31/12/2009 số hồ sơ chưa đến hạn trả là 1.247 hồ sơ.

Với kết quả tiếp nhận thủ tục hồ sơ chuyển cho các phòng nghiệp vụ xử lý và nhận lại kết quả trả cho tổ chức,công dân đúng thời hạn theo biên bản giao nhận hồ sơ đựợc cơ quan, đơn vị và người tham gia BHXH, BHYT hoan nghênh vì khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT cũng như khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT chỉ đến cơ quan BHXH có hai lần : Một lần đến nộp hồ sơ “hợp lệ” và một lần đến nhận kết quả. Đồng thời công tác tư vấn về chế độ chính sách BHXH, BHYT và hướng dẫn về thủ tục hồ sơ để cơ quan, đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT thực hiện đúng quy định khắc phục tình trạng nhũng nhiễu, tùy tiện hoặc hướng dẫn nghiệp vụ thiếu thống nhất gây phiền hà, đối tượng phải đi lại nhiều lần trong việc xử lý hồ sơ từ thu nộp, chốt sổ xác nhận sổ BHXH, duyệt cấp thẻ BHYT đến thẩm định, xét duyệt các chế độ BHXH, BHYT…

Để công tác cải cách thủ tục hành chính có hiệu quả trong năm 2009 Giám đốc BHXH tỉnh đã ban hành Quyết định số 57/QĐ-BHXH ngày 06/03/2009 quy định về thủ tục hồ sơ, quy trình và thời gian giải quyết các nghiệp vụ BHXH, BHYT theo cơ chế “một cửa” tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai; Để phù hợp với quy định mới ban hành của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH theo Quyết định số 555/QĐ-BHXH; Cấp, quản lý thẻ BHYT theo Quyết định số 1359/QĐ-BHXH; Giám đốc BHXH tỉnh đã kịp thời ban hành Quyết định số 146/QĐ-BHXH ngày 12/06/2009 và Quyết định số 286/QĐ-BHXH ngày 30/12/2009 Quy định thay đổi, bổ sung một số điểm về thủ tục hồ sơ, quy trình và thời gian giải quyết các nghiệp vụ BHXH, BHYT theo cơ chế “một cửa” đã thúc đẩy việc thực hiện công tác BHXH, BHYT từ khâu tiếp nhận hồ sơ tham gia BHXH, BHYT đến khâu thẩm định, xét duyệt cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT được thông suốt và giao trả hồ sơ đúng quy định.

Quy trình, thủ tục hồ sơ và thời gian giải quyết các nghiệp vụ BHXH, BHYT chính là khâu đột phá của cải cách hành chính tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai, vì vậy cần phải được củng cố và tăng cường nhằm nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng mục tiêu bảo hiểm xã hội cho mọi người lao động, phục vụ bảo hiểm y tế cho toàn dân trên địa bàn tỉnh Gia Lai.