Công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội được Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định tại Quyết định số: 555/QĐ-BHXH ngày 13/5/2009. Để làm tốt công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH đối với người sử dụng lao động, người tham gia BHXH bắt buộc và người tham gia BHXH tự nguyện theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, công tác cập nhật, quản lý, khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu sổ BHXH là một nhiệm vụ hết sức quan trọng.

Theo đó, cơ sở dữ liệu về sổ BHXH được quản lý tập trung, thống nhất tại BHXH tỉnh. Phòng Cấp sổ, thẻ hoặc BHXH huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là BHXH huyện) sau khi cập nhật dữ liệu phải chuyển dữ liệu về phòng Công nghệ thông tin thuộc BHXH tỉnh để tích hợp, hoàn thiện dữ liệu.

Việc khai thác cơ sở dữ liệu phải đúng thẩm quyền, theo phân cấp của BHXH Việt Nam. Trưởng các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH tỉnh theo phạm vi, thẩm quyền, nội dung công việc được phân công trong khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu sổ BHXH.

Hiện nay BHXH tỉnh chưa phân cấp cho BHXH huyện nên việc ghi sổ BHXH phòng Cấp sổ, thẻ tổ chức in từ cơ sở dữ liệu sau khi đã tích hợp chuyển lại, không được in từ cơ sở dữ liệu ban đầu (khi nhập liệu) để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất và chặt chẻ trong quản lý.

Bảo hiểm xã hội huyện có trách nhiệm thường xuyên hoặc định kỳ chuyển dữ liệu cấp sổ BHXH (bằng Email hoặc đĩa…) về BHXH tỉnh, trường hợp chuyển dữ liệu định kỳ không quá 10 ngày so với thời điểm cơ quan BHXH nhận hồ sơ hợp lệ của người tham gia BHXH. BHXH tỉnh tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để quản lý, vì cơ sở dữ liệu sau khi BHXH tỉnh tích hợp mới chính thức được sử dụng để ghi sổ BHXH khi cấp sổ lần đầu, cấp lại, ghi điều chỉnh các nội dung trên sổ, xác nhận trên sổ BHXH và giãi quyết chế độ BHXH. Vì vậy BHXH huyện phải chuyển kịp thời, chính xác dữ liệu về BHXH tỉnh để đảm bảo công tác quản lý. Đặc biệt chú ý cán bộ nhập liệu không được tự ý sửa chữa cơ sở dữ liệu đã chuyển về phòng Công nghệ thông tin-BHXH tỉnh, khi muốn sửa chữa phải có ý kiến của lãnh đạo BHXH tỉnh.