Ngày 13 tháng 5 năm 2009, Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Quyết định số 555/QĐ-BHXH về quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, thực hiện nội dung của quyết định này; BHXH tỉnh Gia Lai đã xây dựng quy định về Thủ tục hồ sơ, quy trình, thời gian giải quyết các nghiệp vụ Cấp, quản lý, sử dụng Sổ BHXH để sửa đổi, bổ sung QĐ số 57/QĐ-BHXH, ngày 06/3/2009 của Giám đốc BHXH Gia Lai có nhiều điểm mới, có những điểm đáng lưu ý sau:

- Hồ sơ cấp sổ BHXH lần đầu bắt buộc phải có giấy khai sinh của người được cấp sổ đây là quy định khá chặt chẽ, đảm bảo sự chính xác, thống nhất giữa hồ sơ tham gia BHXH với hồ sơ hộ tịch của người lao đông, tránh được tình trạng thiếu sự thống nhất giữa các loại hồ sơ này như lâu nay, dẫn đến tình trạng phải điều chỉnh nhân thân trong sổ BHXH, tạo ra những kẽ hở để những người thiếu trung thực có cơ hội lợi dụng làm thay đổi hồ sơ BHXH có lợi cho cá nhân.

- Sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH ở tỉnh này, khi chuyển sang tham gia ở tỉnh khác, phải kèm theo bảng ghi quá trình đóng BHXH (theo mấu 07-SBH) của tỉnh chuyển đi. Có được bản ghi này, cơ quan BHXH tỉnh nhận sổ lưu giữ làm căn cứ cho việc theo dõi và cấp lại sổ khi người lao động và người sử dụng lao động sơ xuất làm mất, hỏng sổ BHXH sau này.

- Khi chốt sổ BHXH phải kèm theo quyết định nghĩ việc, chuyển công tác hoặc bản chấm dứt hợp đồng lao động của người đóng BHXH bắt buộc, vì đây là căn cứ pháp lý để xác định người lao động này đã ngừng làm việc để chủ sử dụng lao động dừng đóng BHXH cho họ, lâu nay thủ tục này đã được quy định nhưng cả đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH chưa quan tâm đúng mức, sắp đến cần thực hiện nghiêm túc hơn.

- Điều chỉnh sổ khi thay đổi nhân thân người lao động phải có văn bản cải chính họ tên, ngày tháng, năm sinh; Việc cải chính họ tên, ngày tháng năm sinh (cải chính nhân thân) được thực hiện theo quy định tại Nghị định của Chính phủ số: 158/2005/NĐ-CP, ngày 27 tháng 12 năm 2005 và Thông tư số 01/2008/TT-BTP, ngày 02/06/2008 của Bộ Tư pháp, quy định này nhằm đảm bảo sự chặt chẻ trong việc thay đổi nhân than, đồng thời đảm bảo lợi ích hợp pháp của cả người lao động và Nhà nước.

- Về quy trình xử lý các nghiệp vụ BHXH có thay đổi nhưng không nhiều; Riêng về thời gian tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ có nhiều nghiệp vụ được rút ngắn từ 10% đến 30% so với quy định của cấp có thẩm quyền.

Việc thực hiện đúng các quy định của cấp có thẩm quyền thể hiện sự chấp hành nghiêm minh các quy định của Pháp luật của đơn vị. Song trong cải cách thủ tục hành chính thì việc giảm bớt thủ tục hồ sơ mà vẫn đảm bảo quản lý chặt chẻ và giảm bớt thời gian chờ đợi của nhân dân mà vẫn đảm bảo thực hiện được việc giải quyết hoàn thành thủ tục là điều cần làm và phải làm tốt hơn thì ý nghĩa của công cuộc cải cách hành chính càng to lớn hơn./.