Thực hiện Công văn số 2525/VBHN-BHXH của BHXH Việt Nam về việc ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT. Do vậy, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả TTHC cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình để Phần mềm quản lý tự động cập nhật dữ liệu, thực hiện tốt việc số hóa hồ sơ, quá trình thực hiện tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý một số nội dung sau:

Đối với hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; hồ sơ cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ đề nghị điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995; gộp sổ BHXH của đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng chỉ tham gia BHYT, tổ chức dịch vụ, người tham gia: cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định. Trường hợp nộp hồ sơ giấy qua dịch vụ công ích hoặc tại cơ quan BHXH, cán bộ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện số hóa hồ sơ gốc (scan) cập nhật vào Phần mềm quản lý (trừ trường hợp gộp sổ BHXH); chuyển hồ sơ điện tử, dữ liệu ngay trong ngày cho Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ để giải quyết.

Đối với hồ sơ cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi: Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ em dưới 6 tuổi với bộ, ngành liên quan chuyển Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D03-TS) do hệ thống Phần mềm tự động lập cho Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ.

Hồ sơ sau khi được giải quyết từ Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu để trả kết quả hồ sơ cho đơn vị theo hình thức đăng ký; lưu trữ hồ sơ theo quy định.