Ngày 29/8/2022, BHXH Việt Nam đã ban hành văn bản số 2373/BHXH-VP về việc chấn chỉnh và hướng dẫn một số nội dung trong công tác tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC), theo đó yêu cầu đối với cán bộ tiếp nhận hồ sơ (TNHS) phải tuân thủ các nội dung sau:

Phải sử dụng đúng tài khoản đăng nhập của cá nhân được cấp trên Phần mềm Tiếp nhận và quản lý hồ sơ (Phần mềm TNHS) để thực hiện TNHS, tuyệt đối không sử dụng tài khoản của người khác, không cho người khác sử dụng tài khoản của mình.

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin của người lao động trong thành phần hồ sơ với thông tin cơ quan BHXH đang quản lý để đối chiếu, đảm bảo thông tin khớp đúng về quá trình đóng BHXH của người lao động; đặc biệt lưu ý đối với các trường hợp người lao động đề nghị hưởng BHXH một lần, trường hợp người lao động có thời gian công tác từ 02 cơ quan/đơn vị trở lên hoặc có thời gian tham gia BHXH ở tỉnh, thành phố khác. Hướng dẫn người nộp hồ sơ đăng ký tài khoản giao dịch điện tử và cài đặt, sử dụng ứng dụng VssID nếu chưa đăng ký.

Đối với trường hợp tiếp nhận/trả hồ sơ trực tiếp: Khi tiếp nhận đề nghị người nộp hồ sơ xuất trình Chứng minh thư (CMT)/Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn thời hạn, giá trị sử dụng để xác thực danh tính người nộp hồ sơ, đồng thời đối chiếu, kiểm tra, đối chiếu thông tin ghi trên mẫu đơn, tờ khai. Trường hợp thông tin đầy đủ, khớp với dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý thì cập nhật vào Phần mềm TNHS, đồng thời scan hình ảnh CMT/CCCD, thực hiện ký số và đính kèm file hình ảnh CMT/CCCD vào Phần mềm TNHS để chuyển cùng hồ sơ cho bộ phận nghiệp vụ giải quyết. Trường hợp các thông tin trên CMT/CCCD không khớp hoặc số CMT/CCCD chưa được đồng bộ với dữ liệu đang quản lý thì yêu cầu người nộp hồ sơ làm rõ hoặc bổ sung trước khi lập Giấy TNHS để chuyển cho các bộ phận nghiệp vụ. Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, yêu cầu xuất trình CMT/CCCD của người được ủy quyền, xuất trình hoặc nộp giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Đề nghị người nhận kết quả xuất trình CMT/CCCD để xác thực nhân thân, nộp lại Giấy TNHS và hẹn trả kết quả có đầy đủ chữ ký của người nhận. Đối với trường hợp TNHS/trả kết quả qua dịch vụ bưu chính, thực hiện đúng các quy định tại Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ (Điều 7 - Giao hồ sơ; Điều 9 - Trả kết quả TTHC).

Hồ sơ tiếp nhận phải được lập theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg và có xác nhận của người gửi và nhân viên bưu chính tại Phiếu gửi hồ sơ của đơn vị cung cấp dịch vụ; đảm bảo việc theo dõi, tổng hợp tình hình TNHS qua dịch vụ bưu chính đối với cá nhân, tổ chức; thực hiện đúng quy định về việc trả cước phí của cá nhân trong trường hợp lựa chọn việc gửi và nhận kết quả TTHC qua dịch vụ bưu chính (cá nhân phải tự trả cước phí cho đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát theo quy định tại khoản 9 Điều 30 Luật Bưu Chính, khoản 3 Điều 12 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg).

Chỉ thực hiện trả kết quả qua dịch vụ bưu chính trong trường hợp người đề nghị có yêu cầu nhận kết quả và được đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích chấp nhận theo Quy định tại Quyết định 45/2016/QĐ-TTg. Các trường hợp khác, thực hiện trả kết quả trực tiếp tại bộ phận một cửa. BHXH tỉnh có hình thức thông báo phù hợp cho người nộp hồ sơ về nội dung này.

Đối với trường hợp TNHS trên cổng dịch vụ công thực hiện theo quy định về giao dịch điện tử tại Quyết định số 838/QĐ-BHXH ngày 29/5/2017 về việc ban hành Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam về quy trình, nghiệp vụ liên quan.