Khoản 1, 3, 4 Điều 23, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó”.

Qua quá trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nước về lập hồ sơ công việc ở phần lớn các cơ quan, đơn vị ,cá nhân, chưa đạt yêu cầu. Lập hồ sơ công việc chưa coi đó là công việc của mình và chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công chức, viên chức. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng như công tác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho sự phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức. Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này. Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho các cán bộ công chức vẫn chưa đạt được yêu cầu. Do kinh phí tổ chức lớp học còn gặp khó khăn nên các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chức với số lượng đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng, cách lập hồ sơ hiện hành ...

Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở cơ quan, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần quan tâm, lãnh đạo chỉ đạo cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc và coi đó là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức hàng năm.

Cụ thể hoá trách nhiệm lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc một cách thường xuyên, định kỳ.

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như tinh thần trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức. đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ...