Trong hoạt động quản lý Nhà nước, hồ sơ công việc là một trong những nhân tố quan trọng đánh giá mức độ thành công của hoạt động quản lý.

Hồ sơ nói chung và hồ sơ công việc nói riêng là các loại giấy tờ liên quan đến một người, một vụ việc, một vấn đề nào đó. Qua đó, nói lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một cách thứ tự và đầy đủ. Hay nói cách khác, hồ sơ công việc phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc một cách có hệ thống và hoàn chỉnh (bao gồm tất cả những tài liệu liên quan đến một cá nhân, một vụ việc, một vấn đề như :đơn, thư của cá nhân; văn bản đề nghị của một cơ quan, tổ chức; văn bản trả lời của cơ quan có thẩm quyền giải quyết v.v…).Nói đến hồ sơ công việc không thể không nhắc đến công tác lập hồ sơ công việc. Từ khi công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ, thu thập, xem xét những tài liệu, văn bản liên quan để giải quyết đến khi kết thúc việc giải quyết hồ sơ. Việc lập hồ sơ công việc đòi hỏi phải đảm bảo các quy định của Nhà nước, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản.

Ví dụ: Hồ sơ kiểm tra một đơn vị A, trước tiên phải có kế hoạch kiểm tra được Giám đốc phê duyệt, đến Quyết định thành lập đoàn kiểm tra, biên bản ghi nhận nội dung kiểm tra, kết luận, kiến nghị của trưởng đoàn kiểm tra, thông báo kết luận xử lý sau kiểm tra, cuối cùng là báo cáo kết quả xử lý sau kiểm tra của đối tượng được kiểm tra. Khi có đầy đủ các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, được sắp xếp, bố trí hợp lý, theo đúng trình tự diễn biến của sự việc, tiêu đề hồ sơ, bảng kê hồ sơ, kết thúc hồ sơ, như vậy là hoàn chỉnh hồ sơ kiểm tra.

Một hồ sơ công việc được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác tại cơ quan, đơn vị và của bản thân Công chức, Viên chức lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng theo yêu cầu của công chức trong cơ quan hoặc của các đối tượng khác có liên quan. Ngoài ra, đó là cơ sở để xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Thực trạng hiện nay, một số bộ phận không nhỏ công chức, viên chức chưa quan tâm đúng mức đến công tác lập hồ sơ công việc. Và xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Cụ thể khi hoàn tất một hồ sơ công việc, công chức, viên chức (bộ phận) chuyển toàn bộ cho bộ phận văn thư-lưu trữ xử lý, phát hành và lưu trữ. Bản thân công chức, viên chức không lưu trữ “sản phẩm” của mình làm ra hoặc chỉ lưu trữ duy nhất một bản Quyết định hoặc Tờ trình, Công văn … do mình tham mưu. Ngay cả những bản lưu này cũng để lẫn lộn, thất lạc, có nơi xếp thành đống, thành bó, chưa được chỉnh lý để bảo quản, sử dụng nên khi cần tra tìm rất khó khăn.

Trong cơ chế hiện nay, ngoài việc không ngừng bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, mỗi Công chức, Viên chức hãy quan tâm đến công việc tưởng như nhỏ nhặt nhưng rất đỗi gần gũi, thiết thực, gắn bó với nghề nghiệp của công chức, viên chức :“lập hồ sơ công việc”. Một hồ sơ công việc được xem là khoa học khi phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hình thành hồ sơ và các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, được sắp xếp, bố trí hợp lý, theo đúng trình tự diễn biến của sự việc. Nếu để lẫn văn bản về sự việc này với các văn bản về sự việc khác, sẽ mất đi mối liên hệ khách quan, tự nhiên giữa chúng; hồ sơ sẽ không phản ánh đúng và trọn vẹn về một vấn đề, một sự việc. Do đó sẽ làm giảm giá trị đích thực của hồ sơ và gây khó khăn cho người nghiên cứu, sử dụng.