Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tế hoạt động của ngành, có những tài liệu như: Tài liệu hành chính, hồ sơ nghiệp vụ và hồ sơ các chế độ BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp.

+ Tài liệu hành chính: Là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tồ chức quản lý của Ngành như: Quyết định, hướng dẫn, chương trình hội họp, kế hoạch, phương án, dự án, đề án báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn đi đến, giấy chứng nhận, hợp đồng, giấy uỷ quyền,bản thoả thuận; hồ sơ khen thưởng, kỷ luật.

+ Tài liệu nghiệp vụ: Thu BHXH, BHYT, BHTN theo từng đơn vị; hồ sơ cấp sổ BHXH, hồ sơ điều chỉnh thông tin ghi trên sổ BHXH, hồ sơ thẩm định thời gian công tác trước năm 1995; hồ sơ chốt sổ cho người lao động hưởng chế độ BHXH, các loại hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng; các loại hồ sơ hưởng chế độ 1 lần BHXH; hồ sơ hưởng Bảo hiểm thất nghiệp; các hồ sơ cấp thẻ, đổi thẻ BHYT, hồ sơ tiêu huỷ phôi thẻ BHYT hỏng (hàng năm), hồ sơ phân quỹ khám chữa bệnh BHYT, hồ sơ xét duyệt thanh toán KCB; hồ sơ thẩm định thuốc chữa bệnh, hồ sơ hợp đồng KCB-BHYT và thanh lý hợp đồng, hồ sơ quyết toán chi phí KCB – BHYT; hồ sơ về chứng từ thu BHXH, BHYT, BHTN, hồ sơ chi BHXH, BHYT, BHTN, hồ sơ thủ tục XDCB và quyết toán công trình, hồ sơ kế hoạch thu chi quý năm, sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết thu chi hàng năm, các loại báo cáo quý, 6 tháng, năm, hồ sơ kiểm tra các các đơn vị trong và ngoài ngành, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo theo từng vụ việc; các loại hồ sơ hết hưởng chế độ BHXH; các đề tài khoa học kỹ thuật, đề án, đồ án, tài liệu nghiên cứu khoa học.

+ Hồ sơ nhân sự; hồ sơ cán bộ, viên chức thuộc cơ quan BHXH đang công tác; hồ sơ công chức viên chức và người lao động đã nghỉ hưu, hồ sơ quy hoạch cán bộ; hồ sơ hợp đồng lao động, tiền lương.