Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiển, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Đối với tài liệu BHXH, BHYT phục vụ cho đại đa số người tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH, BHYT thì việc tăng cường, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ càng có ý nghĩa thiết thực.

Để bảo vệ và nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ, trước tiên tài liệu phải được lập thành hồ sơ; hồ sơ tài liệu lập theo đúng quy định của BHXH Việt Nam, cụ thể như sau:

Thực hiện lập hồ sơ, tài liệu theo đúng Danh mục hồ sơ cơ quan, tại BHXH Gia Lai, danh mục hồ sơ cơ quan được ban hành theo Quyết định số 201/QĐ-BHXH của Giám đốc BHXH tỉnh, do đó việc phân loại tài liệu để lập thành hồ sơ là cần thiết; mỗi hồ sơ, tài liệu phải có tên hồ sơ, có ghi thời gian của tài liệu trên bìa hồ sơ, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được đánh số liên tục từ đầu hồ sơ đến cuối hồ sơ ; mục lục tài liệu trong hồ sơ phải phản ảnh đầy đủ các tiêu chí cần thiết phục vụ cho công tác khai thác, tra cứu.

Thông thường hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ sau khi lập được lưu trữ tại đơn vị 01 năm để phục vụ cho việc đối chiếu, yêu cầu khai thác của đối tượng đến giao dịch; trong thời gian hồ sơ, tài liệu còn lưu tại đơn vị sẽ do cán bộ, viên chức lập hồ sơ lưu giữ và bảo quản; những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định, nếu cần kéo dài thời gian lưu giữ tại đơn vị để khai thác, phục vụ thì Trưởng phòng nghiệp vụ có văn bản đề nghị Giám đốc BHXH tỉnh, được lãnh đạo BHXH tỉnh nhất trí.

Sau khi hồ sơ, tài liệu đã nộp vào kho lưu trữ cơ quan, cán bộ viên chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản nhằm nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:

Sử dụng giá để hồ sơ hưởng BHXH; giá để hồ sơ hành chính văn thư; giá để hồ sơ nghiệp vụ, tuỳ theo tính chất của từng nhóm hồ sơ mà có sự sắp xếp theo các tiêu chí phù hợp; việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ có tính thống kê và khoa học cao nhằm phục vụ khai thác tốt, để bảo quản hồ sơ, tài liệu có hiệu quả cần phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ; lập sơ đồ quản lý hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ.

Để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần phải bố trí diện tích kho cao ráo, thông thoáng, trang bị đầy đủ thiết bị như giá đựng hồ sơ, máy điều hoà, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy vi tính, máy in, máy phôtôcopy bình chữa cháy và những dụng cụ phục vụ khác tại kho lưu trữ.

Định kỳ hàng quý cán bộ, viên chức lưu trữ có trách nhiệm làm vệ sinh kho, phun thuốc diệt trùng, mối mọt để bảo quản hồ sơ, tài liệu; có như vậy hồ sơ, tài liệu mới được bảo quản lâu dài và vĩnh viễn đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp BHXH, BHYT trên địa bàn tỉnh Gia Lai.