Vừa qua, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 772/QĐ-BHXH về quản lý, bảo quản, lưu giữ tài liệu, tư liệu và hiện vật truyền thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, để thực hiện có hiệu quả chỉ đạo trên, xin có ý kiến như sau:

Trước hết phải xác định trách nhiệm quản lý tư liệu, tài liệu và hiện vật truyền thống thuộc phòng chức năng nào của BHXH tỉnh; sau khi được lãnh đạo BHXH tỉnh giao nhiệm vụ đơn vị quản lý tư liệu và hiện vật truyền thống có trách nhiệm :

Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu, tư liệu và hiện vật truyền thống có liên quan đến quá trình hình thành, phát triển của BHXH tỉnh Gia Lai: tư liệu, tài liệu và hiện vật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức đoàn thể BHXH tỉnh; các loại huân, huy chương, cờ, bằng khen, giấy khen của Nhà nước, Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương và của BHXH Việt Nam trao tặng cho các tập thể thuộc BHXH tỉnh; các hiện vật, kỷ vật, quà tặng có giá trị của các tổ chức, cá nhân tặng BHXH tỉnh.

Tham mưu cho Lãnh đạo BHXH tỉnh chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố giao nộp các tư liệu, tài liệu và hiện vật truyền thống đã được xác định về đơn vị quản lý phòng truyền thống thuộc BHXH tỉnh. Cụ thể thu thập tư liệu, tài liệu và hiện vật truyền thống gồm:

- Quyết định thành lập BHXH tỉnh Gia Lai và BHXH các huyện, thị xã, thành phố; Quyết định ban hành quy định, chức năng, nhiệm vụ của BHXH tỉnh Gia Lai; Quyết định ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố; Báo cáo và hình ảnh tổng kết 5 năm, 10 năm, 15 năm của BHXH tỉnh Gia Lai; kỷ yếu của BHXH Gia Lai.

- Tư liệu, tài liệu và hiện vật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức đoàn thể BHXH tỉnh gồm: Báo cáo, Nghị quyết Đại hội và hình ảnh các kỳ Đại hội Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên thuộc BHXH tỉnh từ ngày thành lập đến nay.

- Các loại huân, huy chương, cờ, bằng khen, giấy khen của Nhà nước, Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương và của BHXH Việt Nam trao tặng cho tập thể BHXH tỉnh, các phòng nghiệp thuộc BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố từ ngày thành lập đến nay.

- Các hiện vật, kỷ vật, quà tặng có giá trị của các tổ chức trong và ngoài ngành tặng BHXH tỉnh.

Để thực hiện tốt công tác bảo quản, lưu giữ tư liệu và hiện vật truyền thống của BHXH tỉnh Gia Lai, cán bộ, viên chức làm công tác bảo quản, lưu giữ tư liệu, tài liệu và hiện vật truyền thống có trách nhiệm phân loại, sắp xếp, bố trí nơi trưng bày đồng thời đánh mã số và đăng ký vào sổ để quản lý. Căn cứ phương tiện và hình thức trưng bày đảm bảo phù hợp với đặc điểm của tư liệu, tài liệu, hiện vật để xây dựng kế hoạch trang bị phù hợp đảm bảo tính thẩm mỹ, tính khoa học, tính lịch sử và quá trình hình thành phát triển của hệ thống BHXH tỉnh Gia Lai.