Thực hiện quy trình quản lý sổ BHXH quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, bộ phận một cửa là nơi trả kết quả hồ sơ cho tổ chức và cá nhân đến giao dịch, đồng thời có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH bao gồm các thủ tục như sau:

- Hồ sơ cấp lại sổ BHXH, do mất sổ, hỏng sổ BHXH;

- Hồ sơ điều chỉnh nhân thân cho người lao động (do thay đổi ngày, tháng, năm sinh; sai họ, tên);

- Hồ sơ điều chỉnh chức danh nghề cho người lao động;

- Hồ sơ bổ sung thời gian công tác trước năm 1995 vào sổ BHXH;

- Hồ sơ thẩm định thời gian công tác trước năm 1995 vào sổ BHXH.

Tất cả các loại hồ sơ trên được phân loại, sắp xếp và lập thành hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH, phương pháp lập hồ sơ này được thực hiện như sau:

Hàng ngày bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm giao trả hồ sơ tại bộ phận một cửa, việc trả hồ sơ tại bộ phận một cửa có rất nhiều chủng loại, do đó khi tiếp nhận hồ sơ đã trã từ các bộ phận nghiệp vụ, viên chức làm việc tại bộ phận một cửa có trách nhiệm phân loại hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, phát hiện những tài liệu còn thiếu theo quy định trong từng hồ sơ.

Sau khi trả kết quả cho tổ chức và cá nhân người lao động, tài liệu còn lại phải lập thành hồ sơ lưu trữ; trình tự thu thập tài liệu để lập hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH được thực hiện như sau:

Phân loại tài liệu làm hai nhóm: nhóm tài liệu do tổ chức và cá nhân nộp kèm với Biên bản tiếp nhận hồ sơ và nhóm tài liệu do các bộ phận nghiệp vụ xử lý;

Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo từng biên bản tiếp nhận, theo thứ tự thời gian;

Sử dụng cặp 3 dây để sắp xếp tài liệu cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH trong từng tháng hoặc từng quý ( tuỳ theo tài liệu trong tháng hoặc trong quý nhiều hay ít);

Đánh số thứ tự toàn bộ tài liệu đã sắp xếp trong cặp 3 dây;

Nhập toàn bộ tài liệu trong cặp 3 dây vào Bản Mục lục tài liệu hồ sơ, việc nhập tài liệu cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH phải phản ảnh rõ ho, tên của người được cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH; nếu nhiều người thì ghi số lượng người và tên của tổ chức đề nghị cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH; trong quá trình nhập tài liệu vào bản mục lục phải nhập tài liệu do cá nhân hoặc đơn vị nộp trước, tài liệu do bộ phận nghiệp vụ cơ quan BHXH giải quyết nhập sau.

Hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH có thời hạn bảo quản 70 năm, do đó công tác thu thập tài liệu phải được thực hiện đầy đủ theo đúng quy định và sắp xếp có khoa học để phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, khai thác sau này.