Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan hoặc đề cập đến một cá nhân cụ thể. Hồ sơ nhân sự có nhiều loại như: Hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ đoàn viên, hồ sơ sinh viên.

Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý. Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt buộc. Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:

+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;

+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;

+ Giấy khai sinh;

+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;

+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;

+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…

Trách nhiêm lập hồ sơ nhân sự tất cả các cơ quan, đơn vị tổ chức các cơ quan hành chính hiện nay đều có quy định lập hồ nhân sự để quản lý đội ngũ công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, tổ chức mình.Công việc lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ nhân sự các cơ quan thường giao cho cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện và bảo quản. Tuy vậy, người đầu tiên lập hồ sơ nhân sự lại chính là cá nhân người có hồ sơ nhân sự đó. Bởi vì bất cứ cá nhân nào, khi có nguyện vọng hoạc trách nhiệm tham gia vào cơ quan, tổ chức cụ thể đều phải thực hiện một công việc tất yếu là chuẩn bị hồ sơ của cá nhân mình. Nhìn từ góc độ này ta có thể thấy trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự là của tất cả mọi người trong xã hội. Nhưng chúng ta cũng phải biết rằng trách nhiêm quản lý hồ sơ nhân sự trong cơ quan, quản lý hồ sơ nhân sự là cán bộ tổ chức nhân sự của cơ quan. Hiện nay được nhà nước quy định bảo quản hồ sơ nhân sự tại phòng tổ chức – cán bộ cơ quan. Khi người cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đó nghỉ hưu cơ quan vẫn còn bảo quản hồ sơ đó 75 năm. Nhiều quốc gia khác trên thế giới còn quy định bảo quản hồ sơ nhân sự và sau khi cá nhân đó qua đời 100 năm mới cho phép xã hội tiếp cận hồ sơ đó.