Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Để xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:

a) Nội dung của tài liệu: tài liệu trong hồ sơ phải có cùng nội dung, như hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, hồ sơ hưởng BHXH thất nghiệp, hồ sơ báo cáo thống kê chi phí khám chữa bệnh BHYT; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH; hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT .v.v…

b) Vị trí của cơ quan hình thành tài liệu: tài liệu do cơ quan nào giải quyết thì lưu trữ tại cơ quan đó, như tài liệu giải quyết tại các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh do cơ quan BHXH tỉnh quản lý; tài liệu giải quyết tại các bộ phận nghiệp vụ thuộc BHXH huyện, thị xã, thành phố do cơ quan BHXH huyện, thị xã, thành phố quản lý.

c) Ý nghĩa của tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu:

Ý nghĩa của tài liệu: tài liệu phục vụ cho mục đích gì thì thu thập để theo dõi, khai thác, nghiên cứu về việc ấy, như tài liệu phục vụ cho công tác thu BHXH, BHYT, BHTN; tài liệu phục vụ đối tượng hưởng chính sách BHXH; tài liệu của cấp trên chỉ đạo các hoạt động công tác của cơ quan BHXH .v.v.. mỗi tài liệu đều mang ý nghĩa phục vụ riêng.

Phải xác định rõ thời gian của tài liệu, tức là tài liệu phát sinh trong cùng một năm thì xác định chung giá trị.

Địa điểm hình thành tài liệu: tài liệu do cơ quan BHXH tỉnh ban hành không sắp xếp chung với tài liệu do cơ quan BHXH huyện ban hành.

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ: tài liệu thuộc cơ quan BHXH tỉnh và cơ quan BHXH huyện, thị xã, thành phố là thống nhất, đã quy định thủ tục hồ sơ cho từng loại công việc; các loại biểu mẫu, thống kê, báo cáo đều được quy định thống nhất trong toàn hệ thống, do đó tài liệu trong các phông lưu trữ thuộc cơ quan BHXH tỉnh và cơ quan BHXH huyện đầy đủ và thống nhất.

e) Hình thức của tài liệu lưu trữ: để đưa tài liệu vào lưu trữ phục vụ công tác khai thác, nghiên cứu thì tài liệu phải được lập thành hồ sơ, tài liệu trong cùng hồ sơ phải có cùng thời hạn bảo quản; mỗi hồ sơ phải có bìa hồ sơ, có mục lục văn bản trong hồ sơ và có chứng từ kết thúc.