Thực hiện Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ cấp mới sổ BHXH và hồ sơ cấp mới thẻ BHYT cho đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc được thực hiện đồng thời và lưu trữ trong cùng một hồ sơ; hồ sơ lưu trữ được lập theo đơn vị sử dụng lao động; thời gian lập hồ sơ theo tháng, quý, năm (tùy theo số lượng tài liệu phát sinh nhiều hay ít).

Hồ sơ tiếp nhận tại Bộ phận một cửa BHXH huyện hoặc Bộ phận một cửa thuộc Phòng Tiếp nhận-QLHS gồm: hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH; hồ sơ giới thiệu HĐGĐYK; hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý sổ BHXH; quản lý thẻ BHYT; hồ sơ thanh toán trực tiếp BHYT; nhưng Bộ phận một cửa chỉ có trách nhiệm sắp xếp và lập hồ sơ lưu trữ công tác quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý sổ BHXH, quản lý thẻ BHYT.

Theo quy trình nghiệp vụ tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH, thì nghiệp vụ tăng lao động gắn liền với cấp mới sổ BHXH (nếu chưa có sổ BHXH) và cấp mới thẻ BHYT (trừ trường hợp tăng lao động sau khi nghỉ sinh); Giảm lao động gắn liền với xác nhận sổ BHXH và thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp giảm lao động do nghỉ sinh); các trường hợp điều chỉnh tăng, giảm tiền lương là điều chỉnh mức đóng đối với người đang tham gia BHXH.

Vậy đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc thì hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý sổ BHXH; quản lý thẻ BHYT được lập theo các tiêu đề sau:

- Hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp mới sổ BHXH; cấp mới thẻ BHYT: sắp xếp tài liệu theo từng đơn vị sử dụng lao động, lập hồ sơ theo tháng, quý, năm (tùy theo tài liệu trong hồ sơ nhiều hoặc ít).

- Hồ sơ cấp lại sổ BHXH: sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian, lập hồ sơ hàng quý hoặc năm (tuỳ theo tài liệu nhiều hay ít).

- Hồ sơ cấp lại thẻ BHYT: sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian, lập hồ sơ hàng quý hoặc năm (tuỳ theo tài liệu nhiều hay ít).

Mỗi hồ sơ, tài liệu lập đưa vào lưu trữ phải có đầy đủ Bìa hồ sơ, Mục lục văn bản trong hồ sơ và Chứng từ kết thúc.

Khi kê tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản, nên ghi theo số Biên bản tiếp nhận và chuyển giao (có chữ ký của các Bộ phận nghiệp vụ) và các biểu mẫu do các Bộ phận nghiệp vụ lập theo quy định. Tất cả các loại giấy tờ, mẫu biểu do đơn vị sử dụng lao động nộp theo quy định cho từng nghiệp vụ, được phản ảnh đầy đủ trong biên bản tiếp nhận và lưu trữ tại cơ quan BHXH.