Thực hiện Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành Quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2012; trong đó quy định công tác lưu trữ hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT thuộc trách nhiệm của Bộ phận một cửa Phòng Tiếp nhận- QLHS và Bộ phận một cửa BHXH huyện, thị xã, thành phố.

Theo quyết định trên, trình tự luân chuyển hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện như sau:

Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ, đầy đủ các loại giấy tờ, mẫu biểu theo quy định cho từng nghiệp vụ quản lý, lập biên bản nhận hồ sơ, hẹn ngày trả hồ sơ, giao biên bản cho người nộp hồ sơ;

Bộ phận một cửa chuyển giao hồ sơ cho Bộ phận thu kèm biên bản chuyển giao hồ sơ, từng hồ sơ có kèm biên bản tổng hợp hồ sơ, có dòng trống để bộ phận nghiệp vụ ghi khi nhận và giao trả hồ sơ ;

Bộ phận thu hoàn chỉnh dữ liệu, in các mẫu biểu về quản lý thu theo quy định (nếu có), chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ thẻ; ghi vào biên bản ngày nhận và ngày giao hồ sơ;

Bộ phận cấp sổ thẻ kiểm tra đối chiếu hồ sơ, in sổ BHXH, thẻ BHYT, in các loại giấy tờ, biểu mẫu theo quy định trình lãnh đạo cơ quan BHXH (ký, đóng dấu) và chuyển toàn bộ hồ sơ (kể cả các loại biểu mẫu do bộ phận thu và bộ phận cấp sổ thẻ lập theo quy định trong quá trình giải quyết) về bộ phận một cửa để trả cho tổ chức, cá nhân đúng hẹn.

Bộ phận một cửa trả sổ BHXH, thẻ BHYT, các mẫu biểu theo quy định của từng nghiệp vụ quản lý cho đơn vị và người tham gia đồng thời lưu trữ toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận và các loại giấy tờ, biểu mẫu do bộ phận thu và bộ phận cấp sổ thẻ lập trong quá trình giải quyết.

Việc lập hồ sơ lưu trữ công tác quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20/01/2011 của Giám đốc BHXH Gia Lai ban hành Quy định về công tác lưu trữ của Hệ thống BHXH Gia Lai.