Quy định thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam, áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH quận, huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh, Quy định ban hành kèm Quyết định số 1556/QĐ-BHXH có nội dung chính về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu – là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc – của BHXH Việt Nam, gồm 02 mức: Bảo quản vĩnh viễn và Bảo quản có thời hạn.

Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định pháp luật về lưu trữ. Ví dụ, trong Nhóm 1.Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp, các Tập lưu quyết định, quy định, quy chế (trong Số, tập lưu văn bản đi của cơ quan), Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Ngành, cơ quan, Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước, Hồ sơ mẫu dấu của cơ quan, đơn vị, Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Hồ sơ, tài liệu tổng hợp về quy định biểu tượng của Ngành, tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của Lãnh đạo Ngành, cơ quan, số ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của Lãnh đạo, Thư ký Lãnh đạo Ngành, đơn vị, hồ sơ ISO của Ngành, đơn vị; các Báo cáo thông kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hằng năm ... sẽ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Hay tại Nhóm 15.Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN, thì Hồ sơ xây dựng quy định, văn bản hướng dẫn về BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ xây dựng Kế hoạch thuộc lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN và Báo cáo kết quả thực hiện dài hạn, trung hạn, hằng năm; Hồ sơ xây dựng hệ thống mã số quản lý người tham gia BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ báo cáo Chính phủ, Bộ, ngành trong tổ chức thực hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ báo cáo Hội đồng Quản lý BHXH Việt Nam trong tổ chức thực hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN là các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy; việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm (ví dụ, Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của Ngành, cơ quan, đơn vị theo quý, tháng, Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì, Báo cáo thống kê, tổng hợp, thống kê chuyên đề theo quý, tháng, Hồ sơ đổi, cấp lại thẻ BHYT...) đến 70 năm (ví dụ, Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ, Hồ sơ kỷ luật cán bộ, Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH, Số, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, Hồ sơ phối hợp thực hiện thu, thu nợ BHXH, BHYT, BHTN; Hồ sơ phối hợp trong việc chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN...).

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam

Là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản, áp dụng với 21 nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Nhóm 1.Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp; Nhóm 2.Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án; Nhóm 3.Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ; Nhóm 4.Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương; Nhóm 5.Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán; Nhóm 6.Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản; Nhóm 7.Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế; Nhóm 8.Hồ sơ, tài liệu pháp chế; Nhóm 9.Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng; Nhóm 10.Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học; Nhóm 11.Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu công nghệ thông tin; Nhóm 12.Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và kiểm toán nội bộ; Nhóm 13.Hồ sơ, tài liệu báo chí, truyền thông; Nhóm 14.Hồ sơ, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ; Nhóm 15.Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN; Nhóm 16.Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ BHYT; Nhóm 17.Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, BHYT, BHTN; Nhóm 18..Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến, dược, vật tư y tế; Nhóm 19.Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN; Nhóm 20.Hồ sơ, tài liệu của Hội đồng Quản lý; Nhóm 21.Tài liệu tổ chức Đảng, và các Đoàn thể cơ quan.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần phải bảo đảm các yêu cầu như: Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức tại Quy định ban hành kèm Quyết định số 1556/QĐ-BHXH; khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời, lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định; đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản; trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.

Có thể xem chi tiết Quyết định 1556/QĐ-BHXH tại đây.