Bạn có thể là người thường xuyên sử dụng Microsoft Word (hoặc các công cụ văn phòng tương tự), thành thạo với các tính năng trên trình xử lý văn bản này. Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết ý nghĩa của các định dạng cho các tài liệu của mình.

Trong Microsoft Word, bạn sẽ để ý thấy khi chọn lưu tài liệu, ở dòng Save as type, Word có một nút xổ xuống cho phép bạn lựa chọn định dạng của tài liệu trước khi lưu. Dưới đây là ý nghĩa của một số định dạng cơ bản đó.

Rich Text Format

(RTF), là từ viết tắt của "Universal Word-processing Format": Định dạng Word chung. Có tên gọi như vậy là vì RTF được hỗ trợ bởi gần như tất cả các trình xử lý văn bản. Không giống như định dạng plain text, nó vẫn giữ lại các thông tin định dạng cơ bản như cỡ font và style của tài liệu.

PDF

PDF là viết tắt của Portable Document Format - Định dạng văn bản của Adobe. Đây cũng là định dạng phổ biến và có thể mở được bằng một số chương trình, trong đó phổ biến nhất là Adobe Reader. PDF phù hợp với người dùng muốn tạo các tài liệu chỉ cấp quyền đọc (read-only). Việc chỉnh sửa trên các tài liệu ở định dạng này là rất khó khăn. Do đó, PDF phù hợp với nhu cầu xuất bản tài liệu online. Hầu hết các trình duyệt hiện nay đều có công cụ tích hợp để xem trực tiếp các văn bản PDF mà không cần phải tải về máy.

Plain Text (văn bản thô)

Đúng như tên gọi, định dạng này chỉ lưu lại chữ viết của văn bản. Đây là định dạng có thể bạn cần dùng để xuất văn bản cần dùng để import vào các chương trình khác như công cụ blog hoặc trình biên tập chữ viết.

Word 97-2003 Document

Bạn sử dụng phiên bản Word 2010 nhưng đôi khi, người thân của bạn vẫn đang dùng phiên bản Word 97. Do đó, nếu bạn lưu tài liệu với định dạng mặc định của Word 2010, Word 1997 sẽ không thể mở được tài liệu đó trừ khi bạn sử dụng trình convert. Rất may là định dạng Word 97-2003 Document sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Microsoft Word sử dụng định dạng độc quyền của nó. Ở các phiên bản từ 2003 trở về trước, đó là định dạng Doc. Từ phiên bản 2007 trở đi, Microsoft chuyển sang sử dụng định dạng Docx. Các trình xử lý văn bản khác cũng có chuẩn của riêng chúng. Ví dụ như OpenOffice Writer dùngOpenDocument hoặc ODF. Kingsoft Writer có định dạng của riêng mình là WPS.

Tuy nhiên, may mắn là các chương trình xử lý văn bản này cho phép người dùng lưu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau. Do đó, người dùng có thể dễ dàng mở một tài liệu được chỉnh sửa trên 1 chương trình này bằng một chương trình khác.